Von operativem Chaos
zur Single Source of Truth.
In 8 Wochen.
Das Notion-Betriebssystem, das Ihr Team verdient – Schluss mit dem Kampf gegen kaputte Tools, Zeit zum Skalieren.
Vertraut von ambitionierten Teams in ganz Europa
Sie haben ein Weltklasse-Team. Warum kämpft es dann gegen kaputte Tools?
Wie viel könnten Sie erreichen, wenn Sie nicht stundenlang nach Dokumenten suchen, Projektstatus hinterherjagen oder veraltete Systeme navigieren müssten?
Der 8-Wochen Notion Transformation Sprint
Jedes Projekt beginnt mit unserem bewährten Prozess – entwickelt und verfeinert in Dutzenden von Projekten. Keine endlosen Timelines. Kein "kommt drauf an." Nur eine erprobte Struktur, die Sie von Chaos zu Klarheit führt.
Zweimal messen, einmal schneiden. Tiefgehende Analyse Ihres Ist-Zustands, Ihrer Pain Points und wie Ihr Team tatsächlich arbeitet.
Schnelle, iterative Entwicklung mit konstantem Fortschritt. Ihr Team nutzt Teile des Systems ab Woche 3 – nicht erst nach Monaten des Wartens.
Wir trainieren Ihre internen Champions, das System zu verantworten und weiterzuentwickeln. Das Ziel: Sie brauchen uns nicht mehr.
Endlich interne Abläufe,
die so gut sind wie Ihr Produkt.
Keine brillanten Köpfe mehr, die gegen kaputte Systeme kämpfen. Kein "Wo war das nochmal?" mehr. Keine Angst mehr vor Investorenfragen, weil die Daten über siebzehn Tools verstreut sind.
Alles, was Ihr Team braucht – Projekte, Dokumente, Entscheidungen – lebt in einem durchsuchbaren System. Die "Slack-Archäologie" hat ein Ende.
"Alles sofort finden" — Roman, hellgrün
Neue Mitarbeitende starten in einem System, das sie leitet. Tag eins wissen sie, wo alles liegt. Woche eins liefern sie bereits.
"Dramatisch weniger 'Wo finde ich das?'-Nachrichten"
Sie können morgen ein neues Team einstellen. Das System hält. Wir bauen Fundamente, mit denen Ihr Unternehmen dauerhaft wachsen kann.
Kustom: 10 → 80+ Mitarbeitende in 2 Monaten
Wir trainieren interne Champions, die 80% aller Fragen selbst lösen können. Kein Consultant Lock-in. Wenn wir morgen verschwinden würden – Sie wären bestens aufgestellt.
"Eine Masterclass in Projekt Management – so sollten Consultants arbeiten" — Dean
Was Unsere Kunden Sagen
Wir arbeiten mit Leadern,
denen gute Arbeit am Herzen liegt.
Nicht jedes Unternehmen passt zu uns – und das ist Absicht. Wir arbeiten mit Gründern und Operations-Leadern, die verstehen, dass das Wie genauso wichtig ist wie das Was.
Sie akzeptieren kein "gut genug." Ihr Produkt ist außergewöhnlich – Sie erwarten dasselbe von Ihren internen Abläufen. Mittelmäßige Systeme fühlen sich wie eine persönliche Beleidigung an.
Sie glauben: "Wenn wir nach außen Weltklasse sind, sollten wir es nach innen auch sein."
Sie haben nachgerechnet. Mit Ihren aktuellen Prozessen sorgt jede neue Person nur für mehr Chaos. Sie brauchen ein Fundament, bevor Sie höher bauen können.
Sie glauben: "Wir können unsere operativen Schulden nicht ewig vor uns herschieben."
Sie haben brillante Leute eingestellt – und es tut weh zu sehen, wie sie gegen kaputte Tools kämpfen statt sinnvolle Arbeit zu leisten. Sie wollen Ihrem Team das Umfeld geben, das es verdient.
Sie glauben: "Unsere Leute sind zu talentiert, um sie im Admin-Chaos zu verschwenden."
Wie Andere Unternehmen Von Notion Profitiert Haben
In den letzten 5 Jahren haben wir dutzenden Teams geholfen, Notion in eine Operational Excellence Maschine zu verwandeln.
Private Equity
Passen wir zusammen?
Kein nerviges Verkaufsgespräch – stattdessen eine offene Beratung, ob wir zueinander passen. Wir wollen Ihre Situation verstehen und herausfinden, ob wir wirklich helfen können. Wenn wir nicht der richtige Partner sind, sagen wir Ihnen das ehrlich.
Lieber per E-Mail? Schreiben Sie uns direkt an hello@matthiasfrank-consulting.com
Alles, was Sie wissen müssen
bevor wir sprechen.
Notion Consulting ist mehr als das Bauen von Datenbanken und Dashboards — es ist Prozess-Engineering und Change-Management in einem.
Ein guter Notion Berater beginnt damit, Ihre Arbeitsabläufe und Schmerzpunkte wirklich zu verstehen. Anschließend übersetzt er diese realen Probleme mit den Bausteinen von Notion in technisch gestützte Lösungen. Die Arbeit endet aber nicht beim Bauen — der entscheidende letzte Schritt ist, dass Ihr Team das neue System tatsächlich annimmt.
Stellen Sie es sich wie Gartenarbeit vor. Sie möchten Schönes wachsen lassen, verbringen aber Ihre ganze Zeit damit, kaputtes Werkzeug zu reparieren, Material zu suchen und Unkraut zu bekämpfen. Als Notion Berater räumen wir den Schuppen auf, schärfen die Werkzeuge und bereiten die Beete vor — damit Sie wieder zum eigentlichen Gärtnern kommen.
Sie möchten tiefer einsteigen? Lesen Sie unseren ausführlichen Guide: Was zum Teufel macht ein Notion Berater?
Die Preise für Notion Consulting gehen weit auseinander, weil auch die Leistungen weit auseinandergehen. Die Anpassung einer einfachen Vorlage kostet vielleicht einige hundert Euro, während die vollständige Transformation eines Workspace für ein wachsendes Team eine erhebliche Investition ist.
Team-Transformationen starten typischerweise bei rund 15.000 $. Betrachten Sie es weniger als „Notion Hilfe einkaufen“ und mehr als „in operative Infrastruktur investieren, die Ihrem Unternehmen über Jahre dient“.
Die eigentliche Frage lautet nicht „Was kostet es?“, sondern „Was kostet Sie Ihre aktuelle operative Dysfunktion?“ — an verlorenen Stunden, frustrierten Mitarbeitenden und verpassten Chancen.
Fünf Dinge unterscheiden uns:
Wir denken zuerst an den Menschen. Wir nennen es „Enlightened Hospitality“ — Workspaces, die nicht nur funktionieren, sondern Menschen das Gefühl geben, verstanden, unterstützt und ernst genommen zu werden. Das ist der Unterschied zwischen einer sterilen Datenbank und einem System, das spürbar von jemandem entworfen wurde, der Ihre Welt versteht.
Wir sind Wissensvermittler aus Überzeugung. Wir betreiben einen der größten YouTube-Kanäle zur Notion Weiterbildung — und hören selbst von Notion Mitarbeitenden regelmäßig, dass unsere Inhalte ihre erste Anlaufstelle bei Fragen sind. Bei uns können Sie sicher sein, dass Sie alles lernen, um Notion optimal zu nutzen.
Wir machen uns selbst überflüssig. Wir bilden interne Champions aus, die 80 % der später auftretenden Fragen selbst lösen. Sie geraten nie in eine Abhängigkeit.
Sie nutzen das System ab Woche 3, nicht erst nach Monaten. Wir arbeiten in einem agilen, iterativen Sprint-Verfahren — das bedeutet schnelleren Nutzen und Systeme, die wirklich zu Ihrer Arbeitsweise passen.
Wir bringen deutsche Ingenieurskunst in die Beratung. Strukturiert, verlässlich, akribisch dokumentiert. Unser bewährter Prozess ist über Dutzende Kundenprojekte und mehr als 5 Jahre Erfahrung verfeinert worden.
Vorlagen sind ein guter Startpunkt für Einzelpersonen — für Teams funktionieren sie aber selten. Warum:
Vorlagen setzen einen bestimmten Arbeitsablauf voraus. Sie sind für einen generischen Anwendungsfall gebaut. Sobald Ihr Prozess davon abweicht (und das tut er immer), müssen Sie entweder Ihre Arbeitsweise ändern oder die Vorlage zu etwas umbauen, wofür sie nie gedacht war. Beides erzeugt Reibung.
Vorlagen bringen kein Change-Management mit. Ein neues System in einem Team auszurollen ist keine technische, sondern eine organisatorische Herausforderung. Wer schult Ihr Team? Wer beantwortet Fragen? Wer sorgt für die Akzeptanz? Eine Vorlage gibt Ihnen eine Struktur; ein Berater gibt Ihnen eine Transformation.
Vorlagen brechen beim Wachstum. Was für 5 Personen funktioniert, funktioniert selten für 50. Berechtigungen, teamübergreifende Abläufe, Governance — das erfordert Architekturentscheidungen, die eine Vorlage Ihnen nicht abnehmen kann.
Vorlagen können Ihren Problemen nicht zuhören. Der wertvollste Teil der Beratung passiert, bevor irgendetwas gebaut wird: zu verstehen, was Sie tatsächlich ausbremst. Genau das überspringt eine Vorlage vollständig.
Wenn Sie als Solo-Selbstständige:r mit Notion experimentieren, sind Vorlagen eine hervorragende, günstige Option. Wenn Sie aber ein Team sind, dessen Systeme mitwachsen müssen, zahlt sich die Investition in eine Beratung um ein Vielfaches aus.
Für einen ausführlichen Vergleich lesen Sie: Top reasons to work with a Certified Notion Consultant
Wir sind überzeugt: Die besten Ergebnisse entstehen, wenn man in die Zusammenarbeit investiert — und Sie sollten sich von Ihren Beratern nie im Stich gelassen fühlen.
In der Praxis heißt das:
Unsere Kunden sagen oft, sie hätten genauso viel daraus gelernt, wie wir das Projekt geführt haben, wie aus dem System selbst.
Teams stehen vor grundlegend anderen Herausforderungen als Einzelpersonen. Als Solo-Selbstständige:r lautet die Frage meist „Wie organisiere ich mich selbst?“. In einem Team vervielfachen sich die Probleme: Wie fließen Informationen und Entscheidungen zwischen Menschen? Wie vermeiden wir Doppelarbeit? Wie onboarden wir neue Mitarbeitende, ohne Wissen zu verlieren?
Weil wir uns ausschließlich auf Teams konzentrieren, haben wir tiefe Expertise in genau den Themen aufgebaut, die dabei zählen: teamübergreifende Abläufe, Berechtigungsarchitektur, Governance-Modelle und — ganz entscheidend — Akzeptanz. Diese Probleme existieren für Einzelpersonen schlicht nicht.
Wenn Sie als Einzelperson Unterstützung bei Notion suchen, weisen wir Ihnen trotzdem gern den Weg. Schreiben Sie uns an hello@matthiasfrank-consulting.com und wir vermitteln Ihnen eine:n vertrauenswürdige:n Berater:in aus unserem Netzwerk mit Schwerpunkt auf persönlicher Produktivität.
Wir sind auf Wachstumsunternehmen mit 10–150 Mitarbeitenden spezialisiert — auf die Phase, die wir „Scaling Chaos“ nennen. Sie sind den improvisierten Startup-Tools entwachsen, aber noch nicht groß genug für Enterprise-Software.
Genau hier wird operative Exzellenz zu einem echten Wettbewerbsvorteil. Wir haben Unternehmen dabei begleitet, von 10 auf über 80 Mitarbeitende zu wachsen — mit Systemen, die mitgewachsen sind, ohne neu gebaut werden zu müssen.
Wir arbeiten branchenübergreifend — Tech-Startups, SaaS, Climate Tech, professionelle Dienstleistungen, VC- und PE-Gesellschaften und mehr. Die Gemeinsamkeit ist nicht die Branche, sondern Wachstumsphase und Haltung.
Unsere Kunden sind typischerweise ambitionierte, wachsende Unternehmen, die operative Exzellenz als Wettbewerbsvorteil verstehen. Sie geben sich nicht mit „gut genug“ zufrieden — sie verlangen von ihren internen Abläufen dieselbe Qualität, die sie ihren Kunden liefern.
Auf jeden Fall. Unser Sitz ist in Berlin, wir arbeiten aber mit Teams in ganz Europa, den USA, Kanada und Asien. Unser Team ist sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch verhandlungssicher.
Ja — und in mancher Hinsicht ist es sogar einfacher. Ein Neuanfang bedeutet, dass wir die richtige Architektur von Tag eins an aufbauen können, ohne jahrelang gewachsene Behelfslösungen entwirren zu müssen.
Wir helfen Ihnen, kritische Informationen aus Ihren bestehenden Tools zu migrieren, saubere Strukturen aufzusetzen und — am wichtigsten — Ihr Team so zu schulen, dass es sich von Anfang an sicher fühlt. Vorkenntnisse in Notion sind nicht erforderlich.
Das ist tatsächlich unser häufigster Ausgangspunkt. Das Muster „Migration am Wochenende, danach Chaos“ sehen wir ständig — begeisterte Einführung, jede:r baut sein eigenes kleines Königreich, und plötzlich ist Notion ein „schwarzes Loch“.
In der Blueprint-Phase prüfen wir Ihr bestehendes Setup, identifizieren, was funktioniert, und entwerfen einen Weg nach vorn, der wertvolle Inhalte erhält und zugleich saubere Strukturen schafft. Wir folgen dabei dem, was wir das „Campsite-Prinzip“ nennen — Inhalte schrittweise migrieren und alles besser hinterlassen, als wir es vorgefunden haben.
Weil wir auf die harte Tour gelernt haben, was passiert, wenn man das Fundament überspringt.
Früh in unserer Beratungslaufbahn haben wir Projekte übernommen, die direkt ins Bauen gesprungen sind — „gebt uns einfach die Datenbanken, die wir brauchen“. Ausnahmslos liefen diese Projekte gegen eine Wand: Die Architektur skalierte nicht, das Team nahm sie nicht an, oder sechs Monate später musste alles neu gebaut werden.
Der 8-Wochen-Sprint existiert, um genau das zu verhindern. Die Blueprint-Phase stellt sicher, dass wir Ihr Geschäft verstehen, bevor wir eine Datenbank anfassen. Die Build-Phase ist iterativ, sodass Sie ab Woche 3 mit echten Abläufen arbeiten. Die Launch-Phase konzentriert sich auf Akzeptanz und Champion-Schulung — denn das beste System der Welt ist wertlos, wenn es niemand nutzt.
Diese Struktur bereitet Sie zugleich auf KI und Automatisierungen vor. Notion AI und Workflow-Tools wie Make.com funktionieren nur dann zuverlässig, wenn sie auf einem soliden, gut durchdachten Fundament aufsetzen. Stellen Sie es sich vor wie Bauen auf Fels statt auf Sand.
Wir wissen, dass nicht jedes Team bereit für eine umfassende Transformation ist — sei es aus Zeit- oder Budgetgründen oder weil die „Scaling Chaos“-Phase schlicht noch nicht erreicht ist.
Dennoch haben wir unseren Prozess aus gutem Grund auf 8 Wochen ausgelegt: Es ist die Mindestzeit, um ein tragfähiges Fundament zu bauen und sicherzustellen, dass Ihr Team das System wirklich annimmt. Kürzere Mandate überspringen oft entscheidende Schritte — und wir haben zu viele „schnelle Lösungen“ gesehen, die mehr Probleme geschaffen als gelöst haben.
Wenn der Sprint aktuell nicht passt, vermitteln wir Sie gern an eine:n vertrauenswürdige:n Berater:in aus unserem Netzwerk, der oder die mit kleineren Zuschnitten arbeitet. Melden Sie sich einfach unter hello@matthiasfrank-consulting.com und wir stellen den Kontakt her.
Das hängt davon ab, was Sie unter „fertig“ verstehen.
Unser 8-Wochen-Transformation-Sprint liefert bis Woche 8 einen voll funktionsfähigen Workspace samt geschulter Champions. Was viele jedoch unterschätzen: Notion ist kein „einmal einrichten und vergessen“.
Ein guter Notion Workspace wächst mit Ihrem Unternehmen. Neue Teams kommen hinzu, Prozesse verändern sich, und Ihr System muss sich mitentwickeln. Das 8-Wochen-Fundament gibt Ihnen die Architektur und das Wissen, um diese Entwicklung zu bewältigen — entweder eigenständig oder mit unserer fortlaufenden Unterstützung über die Flywheel Membership.
Betrachten Sie es weniger als Software-Einführung mit Enddatum und mehr als den Aufbau der operativen Infrastruktur, die Ihr Unternehmen über Jahre nutzen wird.
Das ist wichtig: Ohne Sie geht es nicht. Notion Consulting ist eng mit Teamkultur und dem Tagesgeschäft verknüpft. Seien Sie skeptisch bei jeder Beratung, die Ergebnisse ohne Ihre Mitwirkung verspricht.
In der Regel benötigen Sie:
Außerdem identifizieren wir „Lighthouse Users“ — eine kleine Gruppe neugieriger, einflussreicher Teammitglieder, die das System früh testen und deren Erfolg für das gesamte Team sichtbar wird.
Genau hier scheitern die meisten Notion Projekte — und genau hier sind wir besonders akribisch. Ein exzellentes System zu bauen ist nur die halbe Arbeit.
Wir arbeiten mit einem Prinzip namens Environmental Design: Der Workspace wird so strukturiert, dass das richtige Verhalten zugleich das einfachste ist. Ähnlich wie Wasserflaschen an jeder Kasse statt nur in einem Regal — Menschen tun dann ganz natürlich das Richtige.
Zusätzlich setzen wir auf schrittweise Offenlegung: Nutzende starten mit maximaler Anleitung und gewinnen Eigenständigkeit, sobald sie Sicherheit zeigen. Niemand wird an Tag 1 mit Optionen überfrachtet.
Wenn wir das Projekt verlassen, arbeitet Ihr Team bereits seit Wochen mit dem System. Akzeptanz ist kein Problem der dritten Phase — sie ist ab Woche 3 fest in unsere Arbeitsweise eingebaut.
Ja — und das ist so gewollt. Bei Notion gibt es keinen Grund für eine Abhängigkeit von der Beratung. Das ist nicht Salesforce, wo Sie dauerhaft Spezialwissen benötigen.
In der Launch-Phase schulen wir interne „Champions“ über das, was wir die „Four Circles of Notion Autonomy“ nennen — ein stufenweises Rahmenwerk, das Menschen von einfachen Nutzenden zu sicheren Systemarchitekt:innen entwickelt. Zusätzlich erhalten Sie eine vollständige Dokumentation samt SOPs.
Unser Erfolgsmaßstab: Wenn Sie morgen verschwinden würden, käme Ihr Team problemlos zurecht. Das ist das Ziel.
Wir stehen für Transparenz und dafür, dass Menschen sich die Informationen selbst holen können, die sie für ihre Arbeit brauchen — wissen aber auch, dass manche Daten nicht frei zirkulieren sollten.
Wir gestalten Workspaces nach dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe. So haben Teammitglieder genau auf das Zugriff, was sie für ihre beste Arbeit brauchen — und auf nichts, was ablenken oder ein Sicherheitsrisiko darstellen würde.
Dazu gehören sauber aufgesetzte Teamspaces, granulare Seitenberechtigungen und die strikte Abschottung von HR- oder sensiblen Finanzdaten, wo dies erforderlich ist.
Ja. Der Sprint legt Ihr Fundament, doch manche Teams wünschen sich einen langfristigen strategischen Partner. Fortlaufende Unterstützung bieten wir über unsere Flywheel Membership:
Dennoch gestalten wir alles so, dass Sie nie in eine Abhängigkeit geraten. Manche Teams arbeiten nach dem Sprint eigenständig weiter — das ist ein Erfolg. Andere wünschen sich eine fortgesetzte Partnerschaft — ebenfalls ein Erfolg.
Auf jeden Fall. Wir glauben fest an KI und daran, wie sie Menschen befähigt, mehr zu erreichen. Notion AI eröffnet beeindruckende Abläufe — von sofortigen Antworten aus Ihrem gesamten Workspace bis zu automatisierten Zusammenfassungen und Textentwürfen.
Die gute Nachricht: Workspaces für Menschen optimal zu gestalten ist derselbe Ansatz, der auch KI nutzbar macht. Klare Struktur, konsistente Benennung, saubere Relations — das macht Ihren Workspace zugleich menschenfreundlich und KI-fähig.
Wir berücksichtigen KI-Aspekte grundsätzlich in unseren Builds, damit Sie diese Möglichkeiten von Tag eins an nutzen können.
Ja — so haben wir angefangen. Früher haben wir solche Abläufe auf No-Code-Plattformen wie Make und Relay gebaut; heute setzen wir Automatisierungen und Integrationen als wartbaren Code auf Ihrer eigenen Infrastruktur um. Im KI-Zeitalter ist Code schneller, günstiger und deutlich skalierbarer als No-Code — und er verschwindet nicht, wenn eine Plattform abgeschaltet wird. Wir verbinden Notion mit Ihrem übrigen Tech-Stack und übergeben Ihnen etwas, das Ihnen wirklich gehört.
Automatisierungen sind allerdings zeitintensiv und brauchen ein solides Fundament, um zuverlässig zu laufen. Automatisierungen auf einem unaufgeräumten Workspace aufzusetzen heißt, Chaos zu automatisieren — es entsteht nur schneller Chaos.
Deshalb legen wir den Schwerpunkt des 8-Wochen-Sprints zunächst auf ein solides Fundament. In der Blueprint-Phase bewerten wir die Automatisierungsmöglichkeiten, damit Sie genau wissen, was wann passiert.
Auf jeden Fall. Wir setzen auf das „Hub-and-Spoke“-Modell — Notion ist nicht das einzige Tool, das Sie nutzen, steht aber im Zentrum und verbindet all Ihre anderen Systeme.
Ihre übrigen Tools werden zu „Speichen“, die Daten in Notion als zentrale Drehscheibe einspeisen und von dort beziehen. Der Vertrieb erfasst einen Deal in Salesforce? Er erscheint in Notion. Das Engineering schließt ein Ticket in Linear? Notion weiß davon.
Integrationsarbeit findet häufig in späteren Phasen statt, sobald Ihre Notion Kernarchitektur steht. Ihren gesamten Tech-Stack kartieren wir in der Blueprint-Phase.
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