hellgrün ist ein Climate-Tech-Startup und revolutioniert, wie Gewerbeimmobilien zu Solarstrom kommen.
2023 gegründet, mit Büros in Köln und Berlin, bringt hellgrün private Investorinnen und Investoren mit Eigentümerinnen und Eigentümern von Gewerbeimmobilien zusammen: Solar im großen Maßstab, ohne dass die Unternehmen dafür Kapital vorstrecken müssen.
hellgrün pachtet Dachflächen, installiert Photovoltaik und verkauft den erzeugten Strom direkt an die Mieterinnen und Mieter im Gebäude. So senken Unternehmen ihre Energiekosten und erreichen ihre Nachhaltigkeitsziele, während Investorinnen und Investoren attraktive Renditen bekommen. Getragen von führenden Branchen-Investoren und strategischen Partnern wie Saxovent Smart Eco Investments, ist das Unternehmen auf Kurs, bis 2027 eine Solarleistung von 100 MW zu installieren.
Mit klarem Fokus auf Innovation und Skalierbarkeit macht hellgrün Solarenergie zugänglich, profitabel und zu einem Kernstück der europäischen Energiewende.
Die Ausgangslage
Stell dir kurz diese Situation vor:
Du hast in Deutschland ein Climate-Tech-Startup gegründet, und es wächst rasant.
Es läuft: Eigentümerinnen und Eigentümer sind interessiert, Investorinnen und Investoren wollen Projekte finanzieren, und deine Solaranlagen haben echte Wirkung.
Hinter den Kulissen sieht es allerdings nicht immer so… sonnig aus.
Als wir Roman und das Team von hellgrün zum ersten Mal getroffen haben, war klar: Die wachsende Datenmenge über mehrere Tabellen und Systeme hinweg zu managen, würde bald zum echten Problem.
Das Projektmanagement lief zwar in Notion, aber die entscheidenden Geschäftsdaten lagen verstreut in Dutzenden verschiedenen Google Sheets.
Du willst den Status einer Solaranlage wissen? Schau in Notion.
Du brauchst die Ertragsberechnung für dasselbe Projekt? Die liegt in einer Tabelle.
Du suchst die Verbrauchsdaten der Mietpartei? Die stehen in einer anderen Tabelle.
Du willst ein Investment-Briefing erstellen? Dann geht die Suche durch noch mehr Dateien los.
Dieses zerstückelte Setup sorgte für echte Kopfschmerzen:
„Riesig ist das Problem noch nicht, wir haben ja keine tausend Projekte“, erklärte Roman in unserem ersten Gespräch. „Aber ideal ist es definitiv nicht, und wir können auf diesem Setup keine Automatisierung aufbauen. Wir müssten Verträge und Marketing-Material automatisch aus diesen Daten erzeugen können – aktuell ist das schlicht unmöglich.“
Dem Team war klar: So konnte es nicht weitergehen. Eigene Lösungen hatten sie schon ausprobiert, aber jetzt brauchten sie Expertise für etwas, das wirklich mit ihren Ambitionen mitwächst.
Vor allem brauchten sie ein System, das:
- Projekt-Workflows und geschäftskritische Daten an einem Ort zusammenführt
- es dem Team leicht macht, Informationen zu finden und zu aktualisieren, ohne zwischen Tools zu springen
- die Grundlage für Automatisierungen und kundenseitige Funktionen legt
Kurz gesagt: Das Team brauchte ein skalierbares System, das zu seiner Vision passt — den Zugang zu gewerblicher Solarenergie in Deutschland zu revolutionieren.
Genau unser Ding.
So läuft unsere Notion-Beratung ab
Wie wir mit Kundinnen und Kunden arbeiten, unterscheidet sich von einem typischen Beratungsprojekt — aus guten Gründen.
Wir sind überzeugt: Systeme sind etwas sehr Persönliches, und jedes Unternehmen braucht seine eigene Art zu arbeiten, um richtig zu funktionieren (statt einer Lösung von der Stange).
Dazu kommt: Niemand kennt dein Geschäft besser als du und dein Team.
Unser Job ist es also, dir die richtigen Fragen zu stellen, herauszufinden, was dich gerade bremst oder nervt — und daraus ein skalierbares Notion-Setup zu bauen.
Das funktioniert nicht im stillen Kämmerlein und schon gar nicht ohne dich.
Stell dir die typische Beratungserfahrung vor:
- Ein großes Kick-off-Meeting am Anfang
- Drei Wochen Funkstille
- Und dann eine Präsentation, die klar am Ziel vorbeigeht
So läuft das bei uns nicht.
Wir haben uns stattdessen etwas abgeschaut, das sich längst bewährt hat: agile Softwareentwicklung.
So sieht das in der Praxis aus:
- Du siehst erste Ergebnisse nach Tagen, nicht nach Wochen — und kannst sofort testen und Feedback geben
- Wir treffen uns regelmäßig, klären deine Fragen und offene Punkte und sorgen dafür, dass wir immer auf demselben Stand sind
- Wir sprechen mit allen Beteiligten, um wirklich zu verstehen, wie ihr arbeitet (und was das Tool können muss)
- Wir halten einen offenen Slack-Channel für den direkten Draht — Fragen stellen, Probleme melden, Hilfe in Minuten statt in Tagen
Vor allem aber bleiben wir flexibel.
Fixe Projekt-Scopes? Nicht mit uns.
Warum? Weil dabei meistens beide Seiten verlieren. Beide verbringen Ewigkeiten damit, genau zu definieren, was gebraucht und was geliefert wird. Und sobald ein großes Projekt startet, tauchen zwangsläufig neue Themen auf.
Und schon steckst du in der Zwickmühle — entweder bekommst du nicht, was du wirklich brauchst, oder der vereinbarte Scope platzt.
Deshalb geben wir dir stattdessen unser volles Flexibilitätsversprechen.
Woche für Woche bestimmen wir gemeinsam deine größte Priorität und gehen sie an — so lange, bis das System perfekt zu dir passt.
Keine starren Pläne. Kein Ärger mit Scope Creep. Einfach kontinuierlicher Fortschritt genau in die Richtung, die du brauchst.
Was wir für hellgrün gebaut haben
Apropos kontinuierlicher Fortschritt — hier sind drei Highlights aus unserer Arbeit mit hellgrün und was sie im Arbeitsalltag verändert haben:
1. Endlich eine Single Source of Truth
Unsere Grundüberzeugung zum Thema Arbeit ist simpel.
Starke Teams wissen, wie sie liefern.
Die Aufgabe eines Tools ist es, aus dem Weg zu gehen und sie genau das tun zu lassen.
Viel zu oft passiert das Gegenteil.
Wenn du sieben verschiedene Tabellen durchsuchen musst, um an die Infos für deine Arbeit zu kommen, steht dir SEHR VIEL im Weg — ziemlich genau die Situation, in der hellgrün zu Projektbeginn war.
Das haben wir geändert und ein vernetztes System aus Datenbanken in Notion gebaut (5 Kern-Datenbanken plus 22 unterstützende, falls du mitzählst).
Die eigentliche Magie lag aber nicht darin, Tabellen nach Notion zu schieben — sondern darin, die Datenstruktur von Grund auf neu zu denken.
Wir haben inzwischen mit Dutzenden Unternehmen gearbeitet und dabei ein klares Muster gesehen.
Jedes Unternehmen hat ein zentrales Objekt, um das sich alles andere dreht.
Bei VCs sind es Deals.
Bei Softwarefirmen sind es Features.
Und bei hellgrün? Gebäude.
Gebäude, die Solaranlagen tragen können. Gebäude, die sauberen Strom erzeugen können. Gebäude, die Investorinnen und Investoren anziehen.
Meist zeigt sich das von selbst, wenn wir mit einem Unternehmen und allen Beteiligten über ihre Prozesse sprechen — aber auch wenn dieses Objekt klar erkennbar ist, bilden die einzelnen Systeme es selten ab.
Also haben wir alles um diese Erkenntnis herum gebaut, damit die Tools genau so funktionieren, wie das Unternehmen läuft.
Wenn du heute im System auf ein Gebäude klickst, findest du alles Wichtige auf einer einzigen Seite:
- Die technischen Daten der Solaranlage
- Welche Baufirmen beteiligt sind
- Wer in das Projekt investiert
- Welche Banken es finanzieren
- Und sogar, wer sich als Hausmeisterin oder Hausmeister um das Gebäude kümmert (weil du manchmal einfach wissen musst, wen du anrufen kannst)
2. Den Projektzyklus endlich sauber abbilden
Solaranlagen folgen einem ziemlich klaren Prozess, von der ersten Begehung bis zur laufenden Wartung.
Das Team von hellgrün kannte diesen Prozess in- und auswendig — es fehlte nur eine gute Möglichkeit, ihn nachzuverfolgen.
Wiederkehrende Projekte sind in Notion allerdings knifflig. Ein paar Bordmittel gibt es zwar, aber wer schnell skaliert, braucht etwas Robusteres.
Deshalb haben wir Make.com dazugeholt und ein bisschen Automatisierungsmagie gebaut. Was jetzt passiert:
- Sobald ein neues Gebäudeprojekt angelegt wird, entstehen automatisch alle nötigen Aufgaben
- Jede Aufgabe landet direkt bei der richtigen Person im Team
- Künftige Rechnungs-Trigger werden automatisch eingeplant
- Fortschritts-Dashboards aktualisieren sich in Echtzeit
Das Ergebnis? Das Team weiß jederzeit genau, wo jedes Projekt steht, was als Nächstes ansteht und wer dafür verantwortlich ist.
3. Schluss mit dem Rechnungs-Chaos
Erinnerst du dich an den Pain Point mit den manuellen Rechnungen von weiter oben? So haben wir ihn gelöst.
Im Geschäftsmodell von hellgrün werden Solaranlagen in Raten bezahlt, jeweils dann, wenn ein Bauabschnitt fertig ist.
Bei Bauprojekten ist das üblich, macht aber jede Menge Arbeit. Irgendjemand muss immer:
- nachhalten, welche Bauabschnitte fertig sind
- Informationen aus mehreren Tools zusammensuchen
- jede Rechnung von Hand erstellen
- sie an die richtige Person schicken
- den Zahlungsstatus im Blick behalten
Mit dem Wachstum von hellgrün wurde das immer schmerzhafter und fraß im kleinen Team einen ordentlichen Teil der Zeit.
Unsere Lösung? Wenn die Daten strukturiert vorliegen, gibt es keinen Grund, das von Hand zu machen. Jetzt gilt:
- Ist ein Zahlungs-Meilenstein erreicht, entsteht automatisch ein Rechnungsentwurf
- Die zuständige Person im Team wird benachrichtigt und prüft ihn
- Nach der Freigabe entsteht die finale Rechnung aus den Daten, die ohnehin schon im System stehen
Warum dort aufhören? Denselben Prozess haben wir auch für Investment-Exposés übernommen. Denn wer ein Dokument automatisiert, kann auch gleich alle automatisieren.
Diese drei Lösungen sind nur ein Ausschnitt aus dem, was wir mit hellgrün gebaut haben.
Aber sie zeigen etwas Wichtiges:
- Wenn du das richtige Tool (Notion)
- mit der richtigen Struktur (saubere, verknüpfte Daten)
- und der richtigen Automatisierung (tschüss, Handarbeit!) kombinierst,
dann gehen die Tools aus dem Weg und die großartigen Menschen in deinem Team können ihre beste Arbeit machen.
(statt Tag für Tag Informationen aus Dutzenden Tabellen zusammenzusuchen)
