Russmedia: Mit Automatisierungen schafft ein 14-köpfiges Team mehr

Das ist Russmedia

Russmedia Equity Partners ist eine Private-Equity-Gesellschaft, die profitable Nischenunternehmen aus den Bereichen Online-Marktplätze, Consumer Apps und SaaS übernimmt, führt und betreibt.

Seit der Gründung 2017 ist Russmedia auf über 600 Digital-Expertinnen und -Experten gewachsen, mit einem Portfolio, das mehr als 200 Millionen US-Dollar Konzernumsatz erwirtschaftet. Der Fokus auf starke Marktpositionen und nachhaltige Margen zahlt sich aus: 31,8 % IRR auf Mehrheitsbeteiligungen — und damit eine führende Position im eigenen Segment.

Das 14-köpfige Team arbeitet entlang zweier Säulen: Dealflow sucht neue potenzielle Zielunternehmen, Portfolio begleitet die Unternehmen nach einem erfolgreichen Investment.

Drei Dinge, die Zeit gekostet haben

Als wir angefangen haben, lief bei Russmedia Equity Partners bereits ein Notion-System. Etwa die Hälfte des Teams nutzte Notion gelegentlich, dazu kamen ein paar Power User.

Ein guter Anfang — aber das Setup hielt mit dem eigenen Anspruch an Effizienz und Wirkung nicht mehr Schritt. In einem schnellen Umfeld unter hohem Druck wie Private Equity zählt jede Minute. Und jede Minute, die im digitalen Workspace an unnötiger Reibung verloren geht, tut richtig weh.

Drei Probleme mussten wir so schnell wie möglich lösen:

• Datenbank-Wildwuchs
• Zentrale Workflows steckten in ineffizienten Legacy-Tools
• Zu viel Zeit für manuelle, wiederkehrende Aufgaben

So haben wir die Notion-Beratung aufgesetzt

Das Team bei Russmedia hatte bereits ein funktionierendes Notion-System und klare Prioritäten. Deshalb konnten wir die übliche Audit-Phase überspringen und ab Tag 1 direkt umsetzen.

Um schnell spürbare Verbesserungen zu liefern, ohne das Tagesgeschäft zu stören, haben wir unser Seven Day Sprint Model eingesetzt.

So sieht diese Notion-Beratung in der Praxis aus:

1. Wöchentliche Sprint-Zyklen: Jede Woche ein 30-minütiger Check-in-Call mit den wichtigsten Stakeholdern. In diesen kurzen Sessions haben wir uns über den Fortschritt abgestimmt und 2–3 Prioritäten für den nächsten Sprint gesetzt. So haben wir immer an dem gearbeitet, was am meisten bringt.
2. Wirkung ab Woche eins: Kurze Sprints haben schon in der ersten Woche echte Verbesserungen an den Workflows gebracht. Kein langer Anlauf — und das Team war von Anfang an mit an Bord.
3. Issue-Tracking in Echtzeit: Während des ganzen Projekts lief ein Issue Tracker in Notion. Dort haben wir Prioritäten koordiniert, und alle im Team konnten unkompliziert Engpässe melden oder Feature-Wünsche eintragen.
4. Direkter Draht: Über einen gemeinsamen Slack-Channel waren wir jederzeit für das ganze Team erreichbar. So konnten wir Änderungen sofort weitergeben und Fragen oder Blocker schnell klären.
5. Schritt für Schritt besser: Agil und Bereich für Bereich, über 2 Monate und 9 einzelne Sprints. So konnten wir neue Lösungen schnell testen und über kurze Feedback-Loops nachjustieren, bis das Ergebnis genau zu Russmedia gepasst hat.

Unser Seven Day Sprint Model ist auf schnelle Umfelder wie Private Equity zugeschnitten, in denen jede Minute zählt. Es passt perfekt zu Teams, deren Notion-System im Grunde schon funktioniert — weil es das Tagesgeschäft nicht unterbricht.

Kurze Sprints, direkte Kommunikation und kontinuierliche Verbesserung haben den Notion Workspace von Russmedia in kurzer Zeit verändert — und jedes Teammitglied beim Umstieg mitgenommen.

Was wir umgesetzt haben

Im Lauf des Projekts haben wir die drei Probleme gelöst, die das Team vorher ausgebremst haben.

Datenbank-Wildwuchs

Eines der häufigsten Probleme in Notion Workspaces von Teams ist Datenbank-Wildwuchs.

Je mehr das Team mit Notion arbeitet, desto mehr Datenbanken entstehen. Am Anfang wirkt das völlig normal — so baut man eben in Notion. Doch bald wird der Workspace unübersichtlich, Dinge fallen hinten runter, und die Suche nach den richtigen Informationen frisst exponentiell mehr Zeit.

Das Team bei Russmedia ging schon sehr diszipliniert mit Notion um — trotzdem hatte sich der Wildwuchs eingeschlichen.

Wir haben die zentrale Datenbankstruktur vereinfacht, zusammengehörige Daten verknüpft und automatisierte Dashboards gebaut.

Den größten Teil des Workspaces hatte das Deal Team gebaut, mit einem starken Setup für den Dealflow. Nur stand dieses Setup für sich allein und war nicht mit den anderen Elementen verbunden, die im System mitlaufen mussten:

• Aufgaben
• Projekte
• Dokumente

Im neu gebauten Notion Workspace hat jeder dieser Kernbereiche genau eine globale Datenbank — und ist mit allen anderen Elementen verknüpft.

Damit öffnest du einen Deal und siehst sofort

• alle offenen Aufgaben zu diesem Deal
• alle größeren Projekte, die den Deal betreffen
• alle Dokumente, Meeting-Notizen, Brainstormings usw., die für den Deal relevant sind

Workflows in Legacy-Tools

Das Team hatte sich klar für Notion entschieden — aber mehrere zentrale Workflows liefen weiterhin in Legacy-Tools.

Dazu gehörten die Quartalsplanung und die Zielsetzung.

Die OKRs lagen bis dahin in einem Excel-Sheet. Wir haben den Prozess nach Notion geholt und die neuen OKR-Datenbanken mit dem bereits aufgeräumten System aus Projekten und Aufgaben verbunden.

OKRs zu pflegen und zu reviewen ist damit nicht nur einfacher. Jedes Teammitglied sieht auch direkt, wie die eigene tägliche Arbeit auf die großen Ziele einzahlt.

Das ist eine der großen Stärken von Notion und ein echter Quick Win für jedes Unternehmen, das Notion-first arbeitet.

Handarbeit automatisieren und Zeit zurückgewinnen

Mit der aufgeräumten Struktur und allen zentralen Workflows in Notion konnten wir dem Team richtig Zeit freischaufeln, indem wir wiederkehrende manuelle Aufgaben automatisiert haben. Automatisiert haben wir viele Workflows, zwei Use Cases stechen besonders heraus:

• Wöchentliche Aufgaben-Erinnerungen
• Automatische Meeting-Follow-ups

Die erste Automatisierung ist einer meiner persönlichen Favoriten — ich empfehle sie jedem Team, das sein Projektmanagement in Notion macht.

Einmal pro Woche kommt eine Übersicht über alle anstehenden und überfälligen Aufgaben — per E-Mail oder direkt in Slack, Discord oder in den Kanal, über den dein Team hauptsächlich kommuniziert.

Gerade früh im Projekt ist diese Automatisierung stark, weil sie die Notion-Nutzung im Team spürbar anschiebt.

Im Idealfall schauen alle regelmäßig in Notion und auf ihr persönliches Dashboard, um offene Aufgaben zu sehen. Bis das zur Gewohnheit wird, sorgen Aufgaben-Erinnerungen dafür, dass nichts hinten runterfällt.

Die zweite Automatisierung setzt da an, wo bei Russmedia besonders viel läuft: Beziehungen und Meetings. Intern lassen sich Meeting-Notizen und nächste Schritte leicht nachhalten — externe Teilnehmende haben diesen Zugriff nicht.

Um diese Lücke zu schließen, haben wir eine Automatisierung gebaut, die die Meeting-Notizen nimmt, per AI zusammenfasst und daraus eine Follow-up-E-Mail als Entwurf erstellt. Dazu bekommen alle externen Teilnehmenden eine Liste der Aufgaben, die ihnen im Call zugewiesen wurden.

So bekommen externe Teilnehmende ein relevantes Follow-up — ohne zusätzliche Arbeit für das Team.

Der Unterschied im Alltag

Das hat die Notion-Beratung im Alltag von Russmedia verändert:

• Übersichtliche persönliche Dashboards, deutlich weniger Kontextwechsel und weniger Suchen nach den relevanten Aufgaben
• Single Source of Truth für alle Dokumente und Prozesse
• Zentrale Workflows wie das Deal Sourcing sind vollständig integriert in den Rest des Systems
• Statt stundenlang nach Informationen zu suchen, taucht das richtige Dokument automatisch auf — genau dort, wo du es brauchst