BauMaster: vom verstreuten Feedback zur gemeinsamen Produkt-Roadmap

Das ist BauMaster

BauMaster baut Software, die verändert, wie Bauunternehmen ihre Projekte steuern. Gegründet in Österreich, ist das Unternehmen im Heimatmarkt zur Standardlösung für Bauprojektmanagement geworden.

Als unsere Zusammenarbeit begann, hatte BauMaster:

• Ein Remote-Team in vier europäischen Ländern
• Einen schnell wachsenden Kundenstamm mit Hunderten von Unternehmen
• Pläne für die Expansion in ganz Europa
• Ein starkes Produkt, aber Abläufe, die nicht mitwachsen konnten

Wo es intern klemmte

„Wir haben ein großartiges Produkt und richtig gute Traction, aber intern kämpfen wir mit unseren Systemen.“

So hat Walter, Gründer und CEO von BauMaster, die Lage beschrieben, als wir das erste Mal miteinander gesprochen haben. Das Team nutzte Notion zwar schon eine ganze Weile, war aber an einem Punkt angekommen, an dem der Workspace mehr Probleme schuf, als er löste.

Drei Probleme standen im Weg:

Eine Produkt-Roadmap, verteilt über viele Tools

• Kundenfeedback verstreut über Loopt.in, E-Mails und Slack-Channels
• Das Entwicklungsteam arbeitete in Jira, abgekoppelt vom Rest des Unternehmens
• Keine Möglichkeit, Kundenwünsche mit Features in der Entwicklung zu verknüpfen

Wissen überall verstreut

• Teammitglieder verbrachten Stunden mit der Suche nach Informationen
• Dokumentation verteilt über persönliche Notion-Seiten
• Kein klares System, um Updates zu teilen

Keine Basis für internationales Wachstum

• Prozesse, die für ein kleines Team funktionierten, skalierten nicht mit
• Kein einheitlicher Weg für den Umgang mit Feature-Anfragen
• Fehlende Transparenz verlangsamte Entscheidungen

Wie wir die Notion-Beratung aufgebaut haben

Bei einem schnell wachsenden Unternehmen wie BauMaster kannst du den Betrieb nicht für einen kompletten Umbau anhalten. Stattdessen haben wir mit unserem eigenen BTIM-Prozess (Build, Train, Iterate & Migrate) den Workspace Schritt für Schritt umgebaut:

Einen Notion Workspace zu bauen ist ganz ähnlich wie Software zu bauen.

Du musst schnell MVPs ausliefern, damit die echten Nutzerinnen und Nutzer das Ergebnis mitgestalten können.

Was in Notion funktioniert, ist sehr individuell – und lässt sich nicht im luftleeren Raum entwickeln, ohne enge Zusammenarbeit.

So sah unsere Notion-Beratung in der Praxis aus:

Build-Phase

Nach dem Kickoff haben wir einen MVP-Workspace entworfen und umgesetzt, zugeschnitten auf die Situation von BauMaster. Im Fokus stand ein System, das dem Team hilft:

• Die Feature-Entwicklung über den gesamten Lebenszyklus zu verfolgen
• Eine Single Source of Truth für neue Ideen und Vorschläge zu schaffen
• Ein tragfähiges Notion-System zu bauen, das mit dem Team mitwächst

Wie immer wollten wir ein System bauen, das sich für das Team natürlich anfühlt.

Statt radikale Änderungen und eine Lösung von der Stange zu erzwingen, haben wir auf Workflows aufgebaut, die schon gut funktionierten – und dort die Engpässe und Reibungspunkte entfernt.

Train-Phase

Training ist entscheidend: Egal, wie gut ein System gebaut ist – es bringt nur etwas, wenn das Team es auch nutzt.

In mehreren Calls mit den „Notion Champions“ von BauMaster sind wir gemeinsam durch den Build gegangen, haben Best Practices erklärt und alle aufkommenden Fragen beantwortet.

Dieser Schritt hängt eng mit einer der ersten Fragen zusammen, die wir in jedem Kennenlerngespräch stellen:

„Wer betreut Notion in eurem Team?“

Niemand sollte dauerhaft Beratende bezahlen müssen, um ein Kernstück des eigenen Unternehmens am Laufen zu halten. Gleichzeitig funktioniert Notion – wie jede Software und jedes System, das du nutzt – nicht nach dem Prinzip „einmal einrichten, dann vergessen“.

Deshalb holen wir deine Teammitglieder ab Tag 1 mit in den Prozess und sorgen dafür, dass am Ende jemand im Team das System übernehmen kann.

Iterate- & Migrate-Phase (ab Woche 3)

Während das Team anfing, mit dem System zu arbeiten, haben wir weiter Fragen beantwortet und das Kernsystem ausgebaut.

Hier fängt die eigentliche Arbeit oft erst an. Sobald ein Team aus dem MVP und den ersten Trainings die Grundprinzipien erfolgreicher Notion Workspaces verstanden hat, öffnen sich neue Möglichkeiten.

In dieser spannenden Phase gehen wir tief in konkrete Workflows und formen Notion zu einer wirklich eigenen Software-Lösung.

Dieser Grad an Anpassbarkeit ist der größte Beitrag von Notion zur Wirtschaft. Früher war solche Individualsoftware großen Konzernen vorbehalten, die sich ganze Engineering-Teams leisten konnten.

In Woche 8 des Projekts hatte BauMaster deshalb ein voll funktionsfähiges System, das schon echten Mehrwert lieferte – kein theoretisches Framework, dessen Umsetzung noch Monate dauert.

Was wir gebaut haben

Der Workspace dreht sich um Features

Die größte Veränderung kam daher, dass wir alles um das Kernstück von BauMaster herum neu aufgebaut haben: die Features des Produkts.

Vorher sah der Weg vom Kundenfeedback zum fertigen Feature so aus:

1. Eine Kundin oder ein Kunde teilt eine Idee in Loopt.in, im Sales Call, in einer Customer-Success-Session oder per E-Mail
2. Das Feedback erreicht das Produktteam an ganz verschiedenen Stellen, ohne klare Struktur
3. Mehrere Teammitglieder führen eigene, unterschiedlich aufgebaute Feedback-Listen, ohne Verbindung untereinander
4. Das Produktteam pflegt eine separate Roadmap in Jira
5. Niemand hat das Gesamtbild

Heute läuft es rund:

1. Jedes Teammitglied kann Feedback und Ideen an einem Ort festhalten
2. Ideen und Features werden nach Themen gebündelt
3. Das Produktteam erkennt Muster auf einen Blick
4. Eine klare Status-Pipeline von der Idee bis zum Release
5. Alle sehen, wo ein Feature in der Entwicklung steht
6. Ein wachsender Feedback-Loop durch das Tracking im Product Release

Gebaut fürs Wachstum

Wir haben dieselben Prinzipien, die das Produkt von BauMaster stark machen, auf die internen Systeme angewendet:

• Klare Struktur, die skaliert
• Intuitive Oberfläche, die alle bedienen können
• Verknüpfte Daten, die sofort Antworten liefern

Der neue Workspace steht auf drei zentralen Datenbanken:

1. Ideas & Feedback
2. Features (mit über 15 detaillierten Stages)
3. Product Releases

Alles andere hängt an diesen Kernelementen. So entsteht eine Single Source of Truth, die:

• Informationen leicht auffindbar macht
• Zusammengehörige Einträge automatisch verknüpft
• Mit dem Team mitwächst

Das Ergebnis nach drei Monaten

Am Ende der Zusammenarbeit konnten wir BauMaster ein komplett überarbeitetes Notion-System übergeben:

✅ Produktentwicklung

• Volle Sicht auf die Feature-Pipeline
• Ein klarer Priorisierungsprozess
• Schnellere Entwicklungszyklen

✅ Zusammenarbeit im Team

• Informationen in Sekunden statt in Stunden gefunden
• Klare Verantwortung für Aufgaben und Projekte
• Besseres Alignment zwischen den Teams

✅ Bereit für internationales Wachstum

• Skalierbare Prozesse, die die Expansion tragen
• Einfaches Onboarding für neue Teammitglieder
• Eine Basis für den Betrieb in mehreren Ländern

Wie es für BauMaster weitergeht

Mit dem neuen Betriebssystem im Rücken ist BauMaster bestens aufgestellt, um:

• Von Österreich aus in ganz Europa zu wachsen
• Die Produktentwicklung eng an den Bedürfnissen der Kundschaft auszurichten
• Das Team mühelos zu vergrößern

Walter sagt es so:

„Wir waren mit Notion technisch schon ziemlich fit, aber eine langfristig stabile und nachhaltige Organisation hätten wir ohne Matthias nicht hinbekommen.“