Drei Menschen, ein Büro, drei Versionen der Wahrheit
Einmal im Monat erstellte das dreiköpfige Team von upestate die Investorenreportings für jede Immobilie. Die letzte vollständige Runde hatte alle drei zusammen vier Tage gekostet.
Das Problem war weder Aufwand noch Kompetenz. Die Informationen, die für diese Arbeit nötig waren, lagen verteilt über E-Mail-Anhänge, Tabellen, SharePoint-Ordner, OneNote und drei persönliche Arten, den Überblick zu behalten.
Eine Kalkulation konnte korrekt sein, als sie jemand erstellt hat. Dann tauchte eine weitere Kopie auf, mit einem Datum und den Initialen von jemandem im Dateinamen. Welche war jetzt die aktuelle?
Bei den Aufgaben lief es ähnlich. Eine Person führte eine eigene Liste in OneNote. Eine andere arbeitete aus dem Postfach heraus — und aus dem Kontext im eigenen Kopf. Das Reporting wanderte zwischen Tabellen, Dokumenten und E-Mail-Anhängen hin und her.
Das Team saß im selben Büro und sprach den ganzen Tag miteinander. Trotzdem gab es keinen verlässlichen gemeinsamen Blick auf Aufgaben, Entscheidungen, Dateien und aktuelle Zahlen.
Und upestate wollte deutlich weiter gehen.
Die Vision war ein Betriebssystem für das Unternehmen: Vorne im Ankaufsprozess kommen Informationen herein, hinten kommt ein fertiges Investment Memo heraus — und dazwischen hilft AI.
AI braucht Kontext. Bei upestate steckte zu viel davon noch in einzelnen Köpfen.
Wir nennen das das Human Context Window: die begrenzte Menge an aktivem Kontext, die ein Mensch mit sich trägt. Solange das Unternehmen auf dieses Fenster angewiesen war, konnte ein AI-Assistent nach einer langen Erklärung genau eine Frage beantworten. Das nächste Gespräch fing wieder bei null an.
Die erste Entscheidung der Transformation war deshalb einfach: erst ein gemeinsames Fundament schaffen, dann die beeindruckenden Dinge automatisieren.
Das ist upestate
upestate ist ein architekturgeprägtes Projektentwicklungs- und Asset-Management-Unternehmen aus Hamburg. Gegründet von zwei Freunden, die sich im Architekturstudium kennengelernt haben, verbindet das Unternehmen architektonisches und wirtschaftliches Denken, um Immobilien in Norddeutschland zu finden, zu entwickeln, neu zu positionieren und zu betreiben.
Die Projekte reichen von Wohnportfolios über Quartiere mit gemischter Nutzung bis zur Revitalisierung von Bestandsgebäuden. Durch alle zieht sich derselbe Gedanke: das architektonische und wirtschaftliche Potenzial eines Ortes erkennen und ihn dann verantwortungsvoll und nachhaltig entwickeln — rund um die Menschen, die ihn später nutzen werden.
Das ist eine große operative Fläche für drei Menschen. Es erklärt auch, warum jede und jeder eine eigene Arbeitsweise rund um die eigenen Zuständigkeiten aufgebaut hatte. Das Team startete nicht im Chaos. Es gab Prozesse, Tabellen, Vorlagen und jahrelanges Immobilien-Know-how.
Das nächste System musste diese Expertise bewahren — und sie im ganzen Unternehmen nutzbar machen.
Rolf Walzel, Geschäftsführer bei upestate, hat früh im Projekt beschrieben, woran sich die Einführung messen lassen muss:
„Es wäre für uns wirklich hilfreich, auch wenn wir nur zu dritt sind, wenn wir einen Ort hätten. Und wenn sich alle disziplinieren müssen, diesen einen Ort zu nutzen, dann muss er gut funktionieren. Man nutzt nichts, was für einen nicht gut funktioniert.“
Einziehen, während gebaut wird
Notion- und AI-Operations sind Maßarbeit. Die Workflows hängen davon ab, wie Menschen Entscheidungen treffen, wo Informationen ins Unternehmen kommen, welche Ausnahmen zählen und was „gut“ in genau diesem Geschäft bedeutet.
Das kann eine Beratung nicht hinter verschlossener Tür lernen und acht Wochen später mit „der Lösung“ zurückkommen. Das System muss angepasst werden, während es benutzt wird.
Mit einem Maßanzug ist es genauso. Das Maßnehmen liefert einen Ausgangspunkt. Dann kommen die Anproben. Du bewegst Dich, die Schneiderei passt den Anzug an, und der Schnitt wird besser. Lässt Du diese Schleife aus, sitzt ein teurer Anzug am Ende schlechter als die Stangenware, bei der Du auf „wird schon meine Größe sein“ gesetzt hast.
Unsere Projekte folgen demselben Prinzip. Wir starten mit einem Blueprint, bauen in kurzen Zyklen und gehen jede Woche gemeinsam mit dem Kunden durch den Workspace. Bei upestate wurden diese Sessions zu Baustellenbegehungen. Das Team konnte sehen, wie die Räume Form annahmen, die ersten Workflows ausprobieren und uns sagen, wenn eine Wand versetzt werden musste.
John Hodgkinson, der leitende Berater in diesem Projekt, hat unser Vorgehen im Blueprint Call mit genau diesem (passenden) Bild beschrieben:
„Wir bauen kein schlüsselfertiges Haus. Wir bauen das Fundament, die tragende Struktur und drei Räume, die bezugsfertig sind. Der Rest bleibt für den späteren Ausbau offen.“
Das Fundament verband die Informationen, die das Team teilen musste: Immobilien, Aufgaben, Meetings, Reportings, Verträge, Darlehen und Deal-Status.
Die tragende Struktur legte die Regeln dazwischen fest. Ein Darlehen gehört zu einer Immobilie. Ein Meeting erzeugt Aufgaben. Ein Dokument bleibt mit dem Objekt verbunden, das es beschreibt. Die Ankaufshistorie folgt einer Immobilie ins Portfolio.
Bestehende Tools blieben dort, wo sie stark sind. Excel blieb der richtige Ort für komplexe Finanzkalkulationen. SharePoint hielt weiterhin die Dateien. Notion wurde die gemeinsame Karte: der Ort, der zeigte, was es gibt, wie es zusammenhängt und welche Information aktuell ist.
Danach haben wir uns auf die Räume konzentriert, die täglich genutzt werden.
Drei Räume für den Alltag
Was ein Meeting hinterlässt
Der erste Raum verband Meetings, Notizen und Aufgaben.
Ein aufgezeichnetes Meeting konnte Aufgaben vorschlagen, auf die menschliche Bestätigung warten und die freigegebenen Aufgaben mit ihrer Quelle verknüpfen. Das Team hat sein Montags-Meeting im Workspace nachgebaut — mit der Agenda, die es ohnehin schon kannte.
Das hat verändert, was ein Meeting hinterlässt. Entscheidungen und Aufgaben hingen nicht mehr davon ab, dass jemand separate Notizen schreibt und Aufgaben in eine persönliche Liste überträgt. Das bestehende Ritual erzeugte jetzt wiederverwendbaren Unternehmenskontext.
Und ein persönliches Dashboard beantwortete die Frage, auf die es am Montagmorgen ankommt: Worum muss ich mich kümmern?
Das Portfolio bekommt eine Struktur
Der zweite Raum schuf eine gemeinsame Struktur für das Immobilienportfolio.
Portfolios hängen an Immobilien. Immobilien hängen an Gebäuden und Einheiten. Verträge, Darlehen, Reporting-Perioden und wichtige Dokumente hängen auf der Ebene, auf der sie zählen. Das Modell folgt der Art, wie upestate Objekte ankauft und verwaltet — statt das Geschäft in ein generisches CRM zu pressen.
Das ist ein komplexer Ablauf — weil Projektentwicklung ein komplexes Geschäft ist.
Ein Notion-System muss Deine Geschäftsrealität abbilden. So einfach wie möglich, aber komplex genug, dass Du nicht ständig denkst: „ja, schon — aber EIGENTLICH ist es so…“ — der Satz, der die tägliche Nutzererfahrung mit den meisten Tools von der Stange beschreibt.
Das Team hat außerdem AI-gestützte Extraktion aus echten Dokumenten getestet. Ausgewählte Informationen aus Verträgen und Darlehen konnten für die passenden Datensätze vorgeschlagen werden — jeder übernommene Wert wurde dabei zur menschlichen Prüfung markiert.
Der komplette monatliche Reporting-Zyklus lief am Ende des Sprints noch über Teile des etablierten Prozesses. Aber er konnte jetzt auf eine gemeinsame Datenbasis zugreifen. Der Report musste nicht mehr zu einer weiteren isolierten Datei mit ihrer eigenen Version der Wahrheit werden.
Beim Ankauf wächst der Kontext mit
Der dritte Raum verband die Ankaufsarbeit mit den Informationen, die anderswo schon zusammengetragen waren.
Statt Dokumente einzeln zu öffnen und zu durchsuchen, konnte das Team anfangen, Fragen über den gesamten zusammengeführten Kontext zu stellen.
Rolf hat eine Frage zur jährlichen Nettokaltmiete getestet. Die Antwort kam aus einer E-Mail und ihrem Anhang vom September des Vorjahres.
„Statt dass ich reingehe und selbst suche, hat es das rausgefunden.“
Fiete Bengelsdorf hat es mit einem Kaufvertrag probiert: „Ich sage, hier ist ein Kaufvertrag, schau mal, da ist irgendein Mietthema drin — und es findet das. Das ist irre.“
Die Dateien blieben in SharePoint. Der Unterschied war, dass die Ordnerstruktur nicht mehr die wichtigste Karte des Unternehmens sein musste. Notion hielt die Beziehungen und den Kontext, die diese Dateien leichter auffindbar und nutzbar machten.
Der durchgehende Workflow bis zum fertigen Investment Memo lag noch vor uns. Die Zutaten hatten jetzt einen Ort, an dem sie sich sammeln konnten.
Das Team hat ohne uns weitergebaut
Fünf Tage nach dem Workshop zum Schreiben von AI Skills kam Fiete mit einem Skill zurück, um den ihn niemand gebeten hatte.
Er glich Maklerangebote, die in seinem Postfach landeten, mit der Ankaufspipeline ab. Rolf hatte angefangen, mit einem Skill zur Aufgabenprüfung und einer persönlichen Wochenübersicht zu experimentieren. Das waren keine Punkte aus unserem Lieferplan. Das waren Workflows, die das Team selbst erkannt und weiterentwickelt hat.
Genau das wollen wir sehen — denn es heißt, dass das System angenommen wird.
Am Anfang des Projekts wollte upestate ein Betriebssystem für das Unternehmen. Am Ende der ersten Phase hatte das Team angefangen zu lernen, wie man darin selbst baut.
Gerade wenn Du AI in Dein Unternehmen holst, hilft es, ein paar bestimmte Perspektiven zu verinnerlichen. Ein Gedanke, der bei Fiete besonders hängen geblieben ist:
„Du sagst ihm, was es tun soll, und dann fragst Du: Hast Du das verstanden, was brauchst Du noch? Dieser Gedanke hilft enorm.“
Im Abschlussgespräch hat er beschrieben, wie er mit einer Frage anfängt, dabei merkt, welche Information Notion fehlt, und dann das passende Dokument oder die Stammdaten ergänzt. Bevor er die Session beendet, prüft er, ob der neue Kontext an der richtigen Stelle gelandet ist.
Ein Gespräch machte das nächste Gespräch leichter.
Deshalb beginnen wir mit Skills Before Agents. Ein Mensch führt den Prozess aus, sieht, wo er bricht, verbessert die Anweisungen und entscheidet, welche Abwägungen menschlich bleiben müssen. Mehr Autonomie kommt, wenn der Workflow echte Arbeit überstanden hat.
Bereit für den nächsten Bauabschnitt
Workspaces wachsen — gerade im AI-Zeitalter — immer unterschiedlich schnell in unterschiedlichen Bereichen.
Das ist normal. AI-fähige Ops aufzubauen braucht Zeit und Aufmerksamkeit. Aber jedes Stück verstärkt das nächste, und ehe Du Dich versiehst, hat sich Deine ganze Arbeitsweise grundlegend verändert.
Die erste Phase bei upestate hat genau das getan.
- eine gemeinsame Struktur für den operativen Kontext des Unternehmens;
- funktionierende Abläufe für Meetings, Aufgaben, Immobiliendaten und dokumentgestützte Recherche;
- ein Team, das die Architektur gut genug versteht, um sie zu hinterfragen und zu erweitern;
- klare nächste Kandidaten für Reporting, Ankaufsanalyse und Dokumentenintegration.
Und nichts ist spannender, als wenn es klickt und das Team sieht, wie das Wachstumspotenzial Wirklichkeit wird:
„Was mich am meisten freut: Wir probieren das jetzt seit zwei Jahren, zweieinhalb. Und das ist das erste Mal, dass wir in eine Richtung gehen, in der es richtig spannend wird.“
Auf upestate — wir sind gespannt, wie ihr neues Gebäude in den kommenden Wochen und Monaten Form annimmt und sich weiterentwickelt.
