RevGroup ist ein Finanzdienstleister und übernimmt Buchhaltung, Finanzen und HR als ausgelagerte Leistungen — zugeschnitten auf Startups und Wachstumsunternehmen.
Gegründet wurde RevGroup 2017 von Julie Andriolo, einer erfahrenen Finanzmanagerin. Vom Standort Massachusetts aus betreut das Team Kundenunternehmen aus Branchen wie Software, Biotech und Professional Services.
Zehn Menschen koordinieren die Kundenprojekte. Damit das funktioniert, müssen die internen Abläufe reibungslos laufen — ohne unnötigen Overhead.
Woran es hakte
Die Zusammenarbeit mit Julie und dem RevGroup-Team war deshalb so spannend, weil das Team komplett neu in Notion war — und von Tools kam, die nicht mehr zu seiner Arbeit passten.
Als ich Julie zum ersten Mal gesprochen habe, war der Frust deutlich zu spüren: Im Einsatz war Financial Cents, eine Spezialsoftware für Buchhaltungsfirmen, die dem Team immer öfter im Weg stand.
„Ich habe unheimlich viel Zeit investiert, um dieses andere System überhaupt ans Laufen zu bekommen. Es reicht einfach nicht“, erklärte Julie in unserem Erstgespräch.
Die Probleme waren zahlreich — und viele wachsende Dienstleistungsunternehmen kennen sie:
- Starre Kundenverwaltung: „Ich kann nur nach ganz bestimmten Dingen sortieren“, erzählte Julie. Kundendaten so zu filtern, wie das Team sie brauchte, war im alten Tool unmöglich — also behalf sich das Team mit Workarounds und schrieb Informationen in Kontaktfelder.
- Zerstückelte Workflows: Monatsabschlüsse, Steuererklärungen, Jahresberichte — bei jedem Kundenunternehmen liefen dieselben wiederkehrenden Prozesse. Nur gab es keinen eleganten Weg, sie über alle Kundenunternehmen hinweg zu verfolgen.
- Eingeschränktes Aufgabenmanagement: Aufgaben mussten immer an einem Projekt hängen, was persönliche To-dos unnötig kompliziert machte. „Ich habe bei jedem Kunden ein Sammelprojekt angelegt und mir die Aufgabe dann selbst zugewiesen“, erklärte Julie — ein Paradebeispiel dafür, wie man sich den Grenzen eines Tools beugt.
- Fehlende Ansichten: „Ich liebe Kanban-Ansichten“, sagte Julie — aber das damalige System lieferte die flexiblen Ansichten nicht, die das Team gebraucht hätte, um die Arbeit im Blick zu behalten.
- Kein gemeinsamer Info-Hub: Kundendaten, Software-Zugänge, Informationen zu externen Dienstleistern — alles lag an getrennten Orten, ohne einfache Möglichkeit, es miteinander zu verknüpfen.
Besonders anspruchsvoll daran war: RevGroup suchte nicht einfach ein besseres Aufgabentool. Das Team brauchte eine Lösung, die die eigenen Buchhaltungs-Workflows mit ihren monatlich wiederkehrenden Prozessen abbildet und trotzdem flexibel genug für die Anforderungen der einzelnen Kundenunternehmen bleibt.
Julie brachte es so auf den Punkt: „Es wäre großartig, das alles an einem Ort zu haben, der als unsere Single Source of Truth dient.“
Genau das sollte die neue Lösung liefern — ohne den laufenden Betrieb mit über 20 Kundenunternehmen zu stören.
So läuft unsere Notion-Beratung ab
Wie wir mit Kundenunternehmen arbeiten, unterscheidet sich von dem, was du von einem typischen Beratungsprojekt erwartest — aus guten Gründen.
Wir sind überzeugt: Systeme sind etwas sehr Persönliches. Jedes Unternehmen braucht seine eigene Art zu arbeiten, um wirklich rund zu laufen — und keine Lösung von der Stange.
Dazu kommt: Du und dein Team kennen euer Geschäft am besten.
Unser Job ist es also, dir die richtigen Fragen zu stellen, herauszufinden, was dich gerade ausbremst oder nervt, und daraus ein skalierbares Notion-Setup zu bauen.
Bei RevGroup haben wir dafür unser 4-Wochen-Sprint-Modell eingesetzt — zugeschnitten auf Julies Team aus Buchhaltungsprofis, das mit Notion komplett bei null anfing.
So sah das in der Praxis aus:
- Wöchentliche Sprint-Planung: Jeden Montag haben wir uns mit Julie zusammengesetzt, den Fortschritt durchgesprochen, Feedback eingesammelt und klare Prioritäten für die kommende Woche gesetzt. So blieb das Projekt in Bewegung — und wir konnten darauf reagieren, was das RevGroup-Team gerade über Notion dazulernte.
- Rapid Prototyping: Statt wochenlang im stillen Kämmerlein am perfekten System zu designen, standen funktionierende Prototypen innerhalb von Tagen. So konnte Julie sofort testen, ob unser Ansatz für Kundenverwaltung und wiederkehrende Aufgaben ihre Probleme wirklich löst.
- Durchgehende Feedback-Loops: In einem offenen Slack-Channel konnte das RevGroup-Team jederzeit Gedanken teilen, Fragen stellen oder Änderungen anstoßen, sobald es anfing, mit dem System zu arbeiten. So konnten wir schnell nachsteuern, statt auf formale Review-Termine zu warten.
- Viel 1-zu-1-Zeit: Wann immer Julie uns brauchte, sind wir kurzfristig in einen Call gesprungen und haben Dinge direkt geklärt (statt uns in endlosem Hin und Her aus E-Mails & Nachrichten zu verlieren)
Nach dem ersten 4-Wochen-Sprint sind wir in unser Support-Modell „Notion On-Demand“ übergegangen.
Damit konnte Julie ihr System weiterentwickeln, während das Team sicherer in Notion wurde — neue Bausteine wie wiederkehrende Unteraufgaben oder Portale für Kundenunternehmen kamen genau dann dazu, wenn das Team bereit für den nächsten Schritt war.
Für RevGroup als Notion-Neulinge war dieses schrittweise Vorgehen genau richtig. Es brachte schnelle Erfolge, ohne das Team mit einem komplett neuen System auf einen Schlag zu überfordern.
Statt alles sofort neu zu bauen, konnte das Team Financial Cents Schritt für Schritt hinter sich lassen — in dem Tempo, in dem es sich im neuen Notion Workspace sicher fühlte.
Was wir für RevGroup gebaut haben
Apropos schrittweiser Fortschritt — hier die wichtigsten Bausteine aus der Arbeit mit RevGroup und was sie im Alltag verändert haben:
1. Endlich freie Sicht auf die Kundendaten
RevGroup arbeitete mit einer Legacy-Software für Steuer- und Buchhaltungsbüros. Das Team kannte deren Eigenheiten in- und auswendig, stieß aber immer häufiger an Grenzen, die effizientes Arbeiten verhinderten. Selbst einfache Dinge wie Kundendaten zu filtern oder eigene Tags zu vergeben, waren nicht möglich — täglicher Frust.
Wir haben dieses starre System durch flexible Datenbanken in Notion ersetzt. Das Team hat damit die volle Kontrolle darüber, wie es Kundendaten sieht und damit arbeitet.
Wenn Julie oder ihr Team jetzt etwas braucht:
- Alle Kundenunternehmen sehen, die eine bestimmte Person im Controlling betreut? Zwei Klicks.
- Kundenunternehmen nach Branche oder Leistungsart filtern? Sofort verfügbar.
- Eigene Ansichten für unterschiedliche Zwecke anlegen? Kein Problem.
- Eigene Felder pro Kundenunternehmen pflegen? Jederzeit ergänzbar.
Der Unterschied war sofort spürbar. Vorher musste das Team seine Prozesse den Grenzen der Software anpassen. Jetzt passt sich der Workspace daran an, wie das Team tatsächlich über sein Geschäft denkt.
2. Alles dreht sich um das Kundenunternehmen
Jedes Unternehmen hat ein zentrales Objekt, um das sich alles andere dreht. Bei RevGroup sind das eindeutig die Kundenunternehmen.
Klingt selbstverständlich — die alten Tools erzwangen aber einen Projekt-zuerst-Ansatz, der nicht zur echten Arbeitsweise passte. Aufgaben mussten an einem Projekt hängen, selbst wenn sie für sich standen.
Wir haben ein System gebaut, in dem das Kundenunternehmen das Ordnungsprinzip ist: Projekte, Aufgaben, Dokumente und Kontaktdaten hängen alle daran. Diese Struktur bildet ab, wie Julie und ihr Team ohnehin über ihre Arbeit denken.
Ein Klick auf ein Kundenunternehmen öffnet jetzt sofort:
- Alle offenen und erledigten Aufgaben dazu
- Anstehende Fristen für Steuererklärungen, Berichte und andere Lieferergebnisse
- Das komplette Team, das darauf angesetzt ist
- Alle relevanten Dokumente und Ressourcen
- Kontaktdaten des Kundenunternehmens und der externen Dienstleister
Damit fällt das ständige Context-Switching weg, das vorher so viel Zeit gefressen hat. Statt zwischen Ansichten und Tools zu springen, um sich ein Gesamtbild zu machen, liegt endlich alles an einem Ort.
3. Wiederkehrende Prozesse starten auf Knopfdruck
Monatsabschlüsse, Quartals-Reviews, Jahresmeldungen — die Arbeit bei RevGroup folgt vorhersehbaren Zyklen, die sich bei jedem Kundenunternehmen wiederholen, sich aber je nach Bedarf unterscheiden.
Mit Notion-Automationen und Make.com haben wir Prozessvorlagen gebaut. Damit kann das Team:
- Standardisierte Aufgabenlisten für den Monatsabschluss mit einem Klick ausrollen
- Wiederkehrende Prozesse an die Anforderungen einzelner Kundenunternehmen anpassen
- Aufgaben in unterschiedlichen Rhythmen planen (monatlich, quartalsweise, jährlich)
- Arbeit automatisch den richtigen Teammitgliedern zuweisen
- Den Bearbeitungsstand über alle Kundenunternehmen hinweg in Echtzeit verfolgen
Das spart jeden Monat Stunden, die vorher ins manuelle Anlegen und Verwalten von Aufgaben geflossen sind. Julie sagt dazu: „Früher haben wir so viel Zeit damit verbracht, immer wieder dieselben Aufgaben anzulegen. Jetzt können wir uns auf die eigentliche Arbeit konzentrieren.“
4. Die Aufgaben kommen per E-Mail zu dir
Selbst mit einem zentralen Ort für alle Aufgaben ist es schwer, den Überblick zu behalten.
Vor allem dann, wenn dein Team neu in Notion ist und noch nicht gewohnt ist, täglich ins eigene Dashboard zu schauen. Also bringen wir die Aufgaben zu euch.
Bei RevGroup heißt das: eine personalisierte tägliche E-Mail mit
- den Aufgaben, die in dieser Woche fällig sind
- einer Übersicht, was diese Woche schon erledigt ist
Das schafft Verbindlichkeit und ein gutes Gefühl: Teammitglieder sehen ihren Fortschritt und starten jeden Tag mit klaren Prioritäten.
Und es nimmt das „Habe ich etwas vergessen?“-Gefühl, das sich schnell einstellt, wenn man mehrere Kundenunternehmen gleichzeitig betreut.
5. Ein eigener Info-Hub für jedes Kundenunternehmen
Das letzte Puzzleteil: leicht zugängliche Info-Hubs für jedes Kundenunternehmen, gebaut mit Notion Sites.
RevGroup arbeitet eng mit über 20 Unternehmen zusammen, und im Team landen ständig dieselben Fragen:
- Wer betreut meine Buchhaltung und wie erreiche ich diese Person am besten?
- Wie lautet die Steuernummer meines Unternehmens?
- Wann ist unsere nächste Frist?
- Wo finde ich meine Gehaltsabrechnungen oder mein W-2?
- Wie bekomme ich eine Geschäftsausgabe erstattet?
Wir haben einen Drag-and-drop-Builder entwickelt, mit dem das Team im Handumdrehen eine eigene Infoseite pro Kundenunternehmen zusammenstellt und teilt. Darauf stehen kurze Profile der zuständigen Teammitglieder, ein passender FAQ-Bereich und Links zu allen wichtigen Dokumenten.
Das Ergebnis: Jede Person auf Kundenseite ist schnell auf dem aktuellen Stand. Gerade weil RevGroup weiter wächst, ist das viel wert — die Einarbeitung neuer Kundenunternehmen und neuer Teammitglieder läuft deutlich glatter.
Diese Bausteine sind nur das Fundament dessen, was wir mit RevGroup gebaut haben. Aber sie zeigen das Prinzip hinter unserem Ansatz: das richtige Tool (Notion) mit der richtigen Struktur (rund um das Kundenunternehmen) und der richtigen Automatisierung kombinieren — damit gute Fachleute sich auf das konzentrieren können, was sie am besten können.
Kein Kampf mehr mit starrer Software, keine Suche nach Informationen in getrennten Systemen — sondern ein aufgeräumter Workspace, der sich nicht in den Weg stellt und alle ihre beste Arbeit machen lässt.
