Drei Geschäftsmodelle, ein Notion-Workspace für X&

Xand ist eine Venture-Capital-Firma und investiert in Startups in der Frühphase, vor allem in Crypto, AI und Fintech. Gegründet wurde Xand 2016, mit Sitz in Los Angeles, Kalifornien. Dahinter steht ein Team mit unternehmerischer Erfahrung und einem starken Netzwerk.

Neben dem eigenen Fonds bietet Xand außerdem „VC-as-a-Service“ für vermögende Privatpersonen an, die einen eigenen Fonds aufsetzen und betreiben wollen. Dafür entwickelt Xand eine eigene VC-Management-Software namens Sanbo.

Zum Team von Xand gehören mehr als 20 Personen, die remote in Singapur, Japan, den USA und Europa arbeiten.

Die Herausforderung

Als sich Tashi von X& bei uns meldete, stand dort bereits ein solides Notion-System — das Team hatte sich an unseren frei verfügbaren Notion For Business Design Principles orientiert.

Die Ausgangslage war trotzdem ungewöhnlich, denn das Geschäft ruht auf drei Säulen:

• den eigenen Fonds betreiben
• Fonds für externe Teams betreiben („VC-as-a-Service“)
• ein SaaS-Produkt bauen (die eigene VC-Management-Software)

Interne und externe Workflows gleichzeitig zu managen ist in Notion eine echte Herausforderung. Oft landen Teams bei ineffizienten Setups oder geben versehentlich vertrauliche Daten frei, weil sie im entscheidenden Moment keine erfahrene Unterstützung haben.

Weil das Team erst kurz zuvor auf Notion umgestiegen war, verteilten sich viele Workflows noch über einen breiten Tech-Stack:

• Engineering arbeitete in Trello
• Research verwaltete den Deal Flow in Google Sheets
• Das Design-Team musste Anfragen in unzähligen verschiedenen Postfächern im Blick behalten

Dazu kam: Tashi und das Team verbrachten sehr viel Zeit in Meetings, konnten Follow-ups und Action Items danach aber kaum nachverfolgen.

Unterm Strich machte das konzentriertes Arbeiten für die Teammitglieder schwer — und einen klaren Überblick über Fortschritt, Planung und Umsetzung für das Management unmöglich.

Wie wir die Notion-Beratung aufgesetzt haben

Um in nur vier Wochen schnelle und spürbare Verbesserungen zu liefern, ohne das Tagesgeschäft von X& zu unterbrechen, haben wir unser Seven Day Sprint Model eingesetzt.

So sieht diese Notion-Beratung in der Praxis aus:

1. Wöchentliche Sprint-Zyklen: Wir haben wöchentliche 30-Minuten-Check-ins mit Tashi und dem restlichen Leadership-Team eingeführt. In diesen fokussierten Sessions haben wir uns über den Fortschritt abgestimmt und zwei bis drei Prioritäten für den nächsten Sprint festgelegt. So haben wir immer an den Aufgaben mit der größten Wirkung gearbeitet.
2. Wirkung ab Woche eins: Durch die kurzen Sprints konnten wir schon in der ersten Woche spürbare Verbesserungen an den Workflows liefern. Das ersparte eine lange Anlaufphase und erhöhte das Buy-in im Team zusätzlich.
3. Interviews mit den wichtigsten Stakeholdern: In der ersten Projektwoche haben wir uns mit jeder Abteilungsleitung zusammengesetzt und uns die aktuellen Workflows, Engpässe und Frustrationen erklären lassen. Danach haben wir in Notion einen besseren Workflow entworfen und beim Umzug der bestehenden Daten geholfen.
4. Direkte Kommunikationswege: Wir haben einen gemeinsamen Slack-Channel eingerichtet, um eine direkte Leitung zum gesamten Team zu haben. So konnten wir Änderungen in Echtzeit weitergeben und Fragen oder Blockaden sofort klären.
5. Schrittweise Verbesserung: Ganz agil haben wir über vier Wochen einen Bereich nach dem anderen verbessert. Durch die kurzen Feedback-Loops konnten wir neue Lösungen schnell testen und nachjustieren — bis das Ergebnis genau zu X& passte.

Unser Seven Day Sprint Model ist auf schnelle Umfelder wie Venture Capital zugeschnitten, in denen jede Minute zählt. Es passt zu Teams, die ihre Arbeit nicht auf Pause stellen können, weil es das Tagesgeschäft nicht unterbricht.

Aus kurzen Sprints, direkter Kommunikation und laufender Verbesserung entstand in kurzer Zeit ein neuer Notion-Workspace für X& — und gleichzeitig haben wir jedes Teammitglied beim Umstieg begleitet.

Was wir umgesetzt haben

Meetings & Aufgaben

Eines der stärksten Dinge, die Notion für dein Team tun kann: Silos aufbrechen.

Wenn du eine gute Meeting-Kultur hast, weißt du längst: Jedes Meeting endet mit konkreten Next Actions.

Zu oft landen diese Next Actions aber nur in den Meeting-Notizen oder in der Follow-up-Mail — abgeschottet und kein Teil des eigentlichen Projektmanagements.

Damit liegt die Last bei jedem Teammitglied: alles doppelt erfassen und jedes Follow-up von Hand auf die eigene To-do-Liste schreiben.

Umgekehrt sieht das Management kaum, ob Aufgaben aus Meetings rechtzeitig erledigt werden und wo zusätzliche Unterstützung oder ein Nachfassen nötig wäre.

Um dieses Silo zwischen Meeting-Notizen und Aufgaben aufzubrechen, haben wir für X& ein einfaches, aber starkes Meeting-Template gebaut.

Darin halten die Teilnehmenden ihre Notizen und Follow-ups fest, die dann automatisch im gesamten Projektmanagement-System landen.

Dazu gibt es eine zentrale Übersicht: Fortschritt bei Meeting-Follow-ups verfolgen, Engpässe erkennen und auswerten, wie gut die Zeit in Meetings insgesamt investiert ist.

Daily Progress Updates

Wenn dein Team Notion richtig nutzt, sitzt du auf einem Datenschatz.

Mit den Datenbanken von Notion machst du aus diesen strukturierten Informationen genau die Auswertungen, die du brauchst, um dein Geschäft zu steuern.

Bei X& hieß das: Daily Progress Updates, die das Team motivieren und dem Management den Fortschritt in Echtzeit zeigen.

Jetzt bekommt jede Person im Team täglich eine E-Mail mit

• den offenen Aufgaben der Woche
• den erledigten Aufgaben der Woche
• und dem Gesamtfortschritt in Richtung 100 %

Gleichzeitig bekommen die Team-Leads einen Überblick über kürzlich abgeschlossene Arbeit. Das ständige Nachfragen nach dem Stand entfällt.

Passgenaue Workflows für jede Abteilung

Damit der Tech-Stack zusammenwächst und Engineering, Research und Design vollständig nach Notion umziehen konnten, haben wir eigene Workflows in Notion gebaut, die

• die bestehenden Setups abbildeten und gleichzeitig verbesserten, sodass der Wechsel für die Teams keine Frage mehr war, und
• sich in das Gesamt-Setup einfügten, damit alle in eine gemeinsame Single Source of Truth arbeiten

Schauen wir uns den Design-Workflow genauer an.

Vorher hat das Design-Team

• Anfragen über Slack, E-Mail, im Gespräch oder per SMS bekommen
• keine Möglichkeit gehabt, die eigene Auslastung zu sehen und daraus realistische Termine für Anfragen abzuleiten
• übermäßig viel Zeit mit Status-Reporting und anderer Admin-Arbeit verbracht (statt Designs fertigzustellen)
• sich schwer damit getan, Arbeit im Team zu verteilen

Das ist eine ziemlich typische Lage für „agency-within“-Abteilungen in Unternehmen. Solche Abteilungen entstehen immer dann, wenn ein Team vor allem für andere Stakeholder im Unternehmen liefert und größtenteils reaktiv arbeitet.

Sehr verbreitete Beispiele dafür:

• Design-Teams in produktgetriebenen Unternehmen
• Marketing-Teams in produktgetriebenen Unternehmen
• HR-Teams in einer Hypergrowth-Phase
• Rechtsabteilungen

Über die Jahre haben wir unser TTTF Framework entwickelt, um diesen Prozess zu straffen und „agency-within“-Abteilungen aus diesem Teufelskreis zu holen.

(ein Konzept, das ich auch bei meinem Auftritt als Speaker auf Notions großer Make With Notion Conference in Berlin geteilt habe)

Der neue Workflow für das Design-Team sieht komplett anders aus:

• Anfragen kommen über ein einziges Formular herein (und alle relevanten Infos liegen sofort vor)
• Wer etwas anfragt, sieht automatisch die aktuelle Auslastung & die laufenden Deliverables — das schafft Verständnis für realistische Termine
• Stakeholder werden automatisch über jeden Fortschritt an ihrer Anfrage informiert
• Alles ist vollständig ins übrige Projektmanagement integriert, damit sich Arbeit leicht verteilen und verfolgen lässt

Alle Aufgaben im Blick, trotz getrennter Zugriffsrechte

Verteilte Zugriffsrechte sind aktuell die größte Herausforderung in Notion.

Notion spielt seine Stärken im internen Management aus — in einer weitgehend transparenten Teamkultur.

Einzelne vertrauliche Bereiche lassen sich immer abschotten (etwa HR oder Finance), aber im Großen und Ganzen holst du am meisten aus einem vernetzten System heraus.

Für X& war genau das eine große Herausforderung, denn dort liefen auch die Fonds der verschiedenen Kundinnen und Kunden in Notion.

Für solche Fälle haben wir eine Reihe von Werkzeugen, mit denen sich unterschiedliche Zugriffsebenen bauen lassen, ohne dass das Management den zentralen Überblick über alles verliert.

Welches Werkzeug am besten passt, hängt stark von den konkreten Anforderungen ab.

Bei X& haben wir uns für einen Global Task Aggregator entschieden.

Das ist eine spezielle Notion-Datenbank, die mit allen einzelnen Task-Datenbanken verbunden ist. Über No-Code-Automatisierungen und Formeln lassen sich damit alle Aufgaben an einem Ort anzeigen, auswerten und in anspruchsvolleren Workflows weiterverarbeiten.

Jetzt hat das Kernteam eine Single Source of Truth für die gesamte Arbeit — und muss nicht mehr sieben oder mehr Teamspaces durchsuchen, damit nichts durchs Raster fällt.

Das Fund-in-a-box-Setup

Zum Schluss haben wir für X& ein „Fund-in-a-box“-Setup gebaut, damit neue Kundinnen und Kunden schnell in Notion starten können.

Statt bei jedem neuen Fonds dasselbe Setup neu zu bauen, hat das Team jetzt eine kurze SOP mit acht einfachen Schritten, die ein komplettes Setup dupliziert — inklusive

• Aufgaben & Projekte
• Meetings & Notizen
• Fundraise- & KPI-Tracker

plus die Anbindung an alle anderen Bausteine des Workspace (etwa den Task Aggregator und die Daily Progress Updates).