Das ist Ingage
Ingage baut Präsentationssoftware für den Vertrieb und hilft Renovierungs- und Sanierungsbetrieben, mehr Aufträge abzuschließen.
Vom Hauptsitz in Yardley, Pennsylvania, aus liefert Ingage cloudbasierte Präsentations-Tools: dynamische, interaktive Inhalte, mit denen Vertriebsteams Kundinnen und Kunden wirklich erreichen. Die Plattform bringt Admin-Kontrollen mit, um Inhalte reibungslos im Team zu teilen, und eine belastbare Analytics-Ebene, die Vertriebsleitungen die Einblicke für Coaching und Verbindlichkeit gibt.
Ingage bedient die Renovierungs- und Sanierungsbranche — Dach, Umbau, Fenster, Fassade, Küche, Bad, … — wo das Verkaufsgespräch beim Kunden zu Hause über den Auftrag entscheidet. Nach der Einführung melden Kundinnen und Kunden regelmäßig deutlich bessere Abschlussquoten, manche ein Plus von über 10 %.
Mit 34 Menschen, verteilt über die gesamten USA, brauchte Ingage intern dieselbe Klarheit, die seine Kundinnen und Kunden mit der Plattform nach außen erreichen.
Das Problem
„Das ist wie das Zimmer meines Teenager-Sohns“, erzählte uns Dean Curtis im ersten Gespräch. „Einfach nur ein Desaster.“
Dean sprach nicht vom echten Zimmer seines Sohnes.
Er beschrieb den Notion Workspace seines Unternehmens.
Wie also wurde dieser Notion Workspace zu dem, was Dean „ein großes schwarzes Loch“ nennt?
Angefangen hat es mit den besten Absichten.
Dean kam über seine Tochter im College zu Notion. Nach drei Monaten erfolgreichem Selbstversuch tat er, was viele begeisterte Gründerinnen und Gründer tun: Er zog sein komplettes Unternehmen mit 34 Menschen an einem einzigen Wochenende um.
Es gab Schulungen. Templates wurden ausgerollt. Alle waren begeistert.
Und dann… begann der Wilde Westen.
Wenn gute Absichten im Chaos landen
Das Problem war nicht, dass niemand Notion nutzte. Alle nutzten es ziemlich viel.
Aber ohne Leitplanken baute sich jede und jeder das eigene kleine Königreich. Private Teamspaces vermehrten sich. Jedes Team kochte sein eigenes Süppchen. Und aus dem Versprechen einer „Single Source of Truth“ wurde… tja… ein Abladeplatz.
„Notion ist ein großes schwarzes Loch. Da liegt jede Menge drin, aber wir finden nichts.“
Das haben wir — fast wortgleich — in nahezu jedem Stakeholder-Interview gehört.
- Die Vertriebsleitung fand die Rabattinfos der Hersteller nicht, obwohl sie wusste, dass es sie irgendwo gibt
- Das Design-Team hatte null formales Projekt-Tracking (die Auslastung lief buchstäblich über Slack-Nachrichten und Hoffnung)
- Customer Success wusste nicht einmal, dass es Case Studies gibt, obwohl das Marketing Dutzende erstellt hatte
- Playbooks veralteten, weil niemand wusste, wer für sie zuständig ist
Dean hat den Kern perfekt getroffen:
„Alle stecken noch im alten Microsoft-Denken — alles ist ein neues Dokument, das für sich allein lebt. Niemand sieht, wie Inhalte zusammenhängen.“
Das Lotto-Problem war real: Wenn ein Teammitglied morgen im Lotto gewinnt und von heute auf morgen geht, verschwinden kritische Informationen mit — weil sie in privaten Teamspaces lagen, zu denen sonst niemand Zugang hatte.
Was wir gemeinsam wirklich gebaut haben
Über acht Wochen haben wir mit Dean, mit Drew (intern verantwortlich für die Notion-Architektur) und einem Netzwerk aus Champions in den Fachbereichen verändert, wie Ingage über Informationen denkt.
Der Denkwechsel, mit dem alles klick gemacht hat:
Vorher: „Ich muss etwas erledigen → also lege ich eine Seite an.“
Nachher: „Ich muss etwas erledigen → ist das ein Dokument, ein Projekt oder eine Aufgabe? Dann lege ich es in der richtigen Datenbank an.“
Klingt simpel. Aber dieser Wechsel im mentalen Modell brauchte mehr, als ein paar Datenbanken umzuräumen.
Drei Säulen, eine Architektur
Wir haben die Transformation um drei miteinander verbundene Systeme herum gebaut:
1. Wissensmanagement
Eine zentrale Dokumenten-Datenbank. Jeder Inhalt darin hat:
- Genau eine verantwortliche Person („DRI“ — Direct Responsible Individual)
- Ein Ablaufdatum für die nächste Prüfung (90 Tage bei Playbooks)
- Klare Dokumententypen (Playbook, Standard, Referenz)
Keine verwaisten Seiten mehr. Und kein „Ich glaube, Sarah hat dazu mal was geschrieben“ mehr.
2. Projektmanagement
Ein einheitliches System statt Flickenteppich aus HubSpot-Aufgaben, Google Sheets und „was auch immer gerade zugänglich war“. Bereichsübergreifende Sichtbarkeit heißt: Alle sehen, woran die anderen arbeiten — ohne nachfragen zu müssen.
3. OKR-Dashboards
Das Grundgerüst hatte Dean schon gebaut. Wir haben die Dashboards und die Reporting-Ebene ergänzt, die es für das Team überhaupt erst nutzbar gemacht haben.
Das Muster hinter der Architektur
Die Geheimzutat war ein einfaches Prinzip, das wir „shared resources, private dashboards“ nennen.
Die Datenbanken liegen in einem zentralen Backend — eine Single Source of Truth, die Menschen und AI verstehen.
Jedes Team bekommt trotzdem sein eigenes Dashboard — ein persönliches Launchpad, das diese gemeinsamen Ressourcen so filtert, dass genau das Nötige sichtbar wird.
Stell es dir so vor: Die Datenbanken sind die Bibliothek. Die Dashboards sind deine persönliche Leseliste.
Was die meisten Beratungen auslassen
Das System zu bauen sind vielleicht 40 % der Arbeit.
Die anderen 60 %?
Dafür zu sorgen, dass Menschen es auch wirklich nutzen.
Wir nennen das „tool gravity“ — genug Anziehungskraft erzeugen, damit Notion der Ort wird, an den alle von selbst gehen, und nicht der, an den man sie erinnern muss.
Bei Ingage haben wir uns auf diese Punkte konzentriert:
- Train the Trainer: Drew und die Champions in den Fachbereichen haben nicht nur gelernt, wie das System funktioniert, sondern warum es so aufgebaut ist. Damit können sie es jetzt ohne uns weiterentwickeln.
- Aktivierung in Schichten: Es gab keinen Big-Bang-Rollout. Die Champions haben jedes Modul im Beta-Test geprüft, bevor das größere Team es zu sehen bekam.
- Migration per Osmose: Wir haben keine Komplettmigration der alten Inhalte erzwungen (das meiste war ohnehin veraltet). Stattdessen galt das „Campingplatz-Prinzip“: Was du anfasst, ziehst du ins neue System um. Hinterlasse es besser, als du es vorgefunden hast.
- AI als Zuckerbrot: Je besser dein Notion organisiert ist, desto schlauer wird die AI. Wir haben einen eigenen System-Prompt hinterlegt, der tatsächlich weiß, wo er suchen muss. Plötzlich funktioniert es, Notion AI einfach eine Frage zu stellen.
Was von Dean hängen geblieben ist
Im Abschlussgespräch hat Dean etwas gesagt, das wir in jedes weitere Projekt mitnehmen:
„Ich habe von euch echt viel über Verbindlichkeit gelernt. Wenn man sich Beratung holt, kann die manchmal einfach ewig weiterlaufen. Bei euch waren die Erwartungen von Anfang an total klar, und ihr habt uns in die Pflicht genommen. Und ich glaube — wenn du gut berätst, arbeitest du dich selbst aus dem Job.“
Genau nach dieser Haltung bauen wir.
Mit Notion gibt es keinen Grund für Lock-in bei einer Beratung.
Das hier ist nicht Salesforce, wo du für immer Spezialwissen einkaufen musst.
Drew deckt heute 80 % von dem ab, was aufkommt. Und wenn etwas Größeres ansteht?
Dann kann sich Ingage weiter auf uns verlassen — als langfristigen strategischen Partner.
