Lukso: vom Tool-Flickenteppich zum Notion-Workspace für alle

Das ist Lukso

Lukso ist ein Web3-Unternehmen, das gleichzeitig eine Blockchain-Plattform und einen Inkubator baut, um die digitale Kreativwirtschaft zu revolutionieren. Lukso wurde 2017 gegründet und läuft auf einem Ethereum-kompatiblen Layer-1-Netzwerk, dessen Funktionen gezielt auf die Bedürfnisse von Creators, Designerinnen und Designern und Marken zugeschnitten sind. Im Fokus stehen digitale Identität, Asset Management und kreative Zusammenarbeit im Web3-Zeitalter.

Als unser Projekt startete, hatte Lukso 18 Millionen Dollar eingesammelt und beschäftigte 50 Mitarbeitende in sechs Abteilungen — Tendenz stark steigend. Was fehlte, war ein erstklassiger digitaler Workspace: einer, der für Alignment sorgt, die Expansion trägt und das Wachstum beschleunigt.

Die Herausforderung

Lukso stand vor Herausforderungen, wie sie für Unternehmen im Übergang zur Scale-up-Phase typisch sind.

In einem kleinen Team, das schnell iteriert, bleiben Prozesse und Workspace-Design oft liegen. Das geht gut, solange alle in einem Raum sitzen und ständig miteinander reden. Sobald die Wachstumsphase einsetzt, zeigen sich die ersten Risse.

Weil Lukso keinen klar definierten Tech Stack hatte, organisierten sich die Teams um unterschiedliche Methoden und Tools herum. Die einen arbeiteten in ClickUp, die anderen in Notion. Und die Notion-Teams hatten jeweils ihr eigenes, isoliertes System. Prozesse gab es dadurch doppelt und dreifach, teamübergreifende Zusammenarbeit war praktisch unmöglich.

Dem Management fehlte eine Single Source of Truth, um Projekte und Dokumente im Blick zu behalten. Und wer im Team arbeitete, konnte kaum überblicken, was alles anlag — und was zuerst dran war.

Das Ergebnis war viel Reibung: ständiges Nachhaken, mehr Zeit in Meetings und immer wieder das Rad neu erfinden, weil die Teams nicht denselben Stand hatten.

So läuft unsere Notion Beratung ab

Nach der ersten Discovery-Phase war klar: Unser BTIM Process zusammen mit einem Snowball Rollout passt am besten zu Lukso.

Der BTIM Process besteht aus der Build Phase (1), der Train Phase (2) und der Iterate & Migrate Phase (3). Kombiniert mit einem Snowball Rollout eignet er sich besonders für größere Teams, die ihre Prozesse komplett neu aufsetzen wollen.

So sieht dieser Ansatz in der Praxis aus:

• Build Phase: Bei einem kompletten Neuaufbau entwerfen wir einen Notion Workspace, der zu deinem Geschäftsmodell und deiner Organisation passt, und bauen ihn von Grund auf. Vorher sprechen wir mit den wichtigsten Stakeholdern, damit wir genau wissen, was du im Tagesgeschäft brauchst.
• Train Phase: Sobald der Workspace steht, schulen wir dein Team — in dedizierten 1-on-1-Sessions und One-to-Many-Workshops, damit alle wissen, wie das neue System funktioniert.
• Iterate & Migrate Phase: Während das Team das neue System nutzt, sammeln wir Feedback und iterieren schnell. Oft erkennen Teams das volle Potenzial von Notion erst, wenn sie ein gut abgestimmtes System im Einsatz sehen. Genau deshalb entstehen in dieser Phase Ideen, die vorher niemand für möglich gehalten hätte. Außerdem migrieren wir alle Daten aus dem alten System ins neue.

Ein Snowball Rollout ist oft der beste Weg, ein großes Team an ein neues Notion System heranzuführen.

• Wir identifizieren zuerst die System Admins und Notion Champions — die Personen, die intern für das System verantwortlich sind. Wir schulen sie ab Tag 1 der Build Phase, damit sie genau wissen, wie das System arbeitet.
• Danach suchen wir die Abteilung oder das Team mit dem stärksten Product-Notion-Fit, also die besten Early Adopters. Das kann am durchschnittlichen Notion-Level liegen, an einem Tagesgeschäft, das besonders gut zu Notion passt, oder schlicht daran, dass dieses Team am motiviertesten ist.
• Die Early Adopters kommen als Erste ins neue System. Das bringt uns wertvolles erstes Feedback, macht den Übergang reibungslos und sorgt für Gesprächsstoff im Rest des Unternehmens.
• Dann rollt der Schneeball weiter: Die zweite und dritte Abteilung kommen dazu. Ab hier unterstützen die internen Notion Champions den Prozess in der Regel selbst, und wir können immer mehr Leute einarbeiten.
• Jedes neue Team findet ein funktionierendes System mit echten Daten vor und spürt die größten Vorteile sofort. Das macht Change Management deutlich leichter und erhöht die Adoption im ganzen Unternehmen.

Mit der Kombination aus BTIM Process und Snowball Rollout haben wir für Lukso ein komplett neues System gebaut und das ganze Unternehmen in nur 8 Wochen darauf umgestellt — und dabei die internen Notion Champions so weit gebracht, dass sie das System nach dem Projekt selbst weiterführen.

Die umgesetzten Lösungen

In diesem Projekt haben wir für Lukso ein erstklassiges Notion Setup gebaut, das mit einem schnell wachsenden Team mitwächst. Die Umsetzung lässt sich in drei große Bereiche gliedern:

• Der Perfect 80 / 20 Workspace
• Eine moderne Knowledge Base
• Unterstützende Workflows optimieren

Der Perfect 80 / 20 Workspace

Der Perfect 80 / 20 Workspace ist unser Ansatz, Workspaces für ganze Unternehmen von Grund auf zu bauen. Dahinter steckt eine einfache Idee:

20 % unserer Inputs bestimmen 80 % unserer Outputs

Als Notion Berater ist es unser Job, diese 20 % für dein Unternehmen schnell zu finden. Um diese 20 % herum entwerfen wir dann einen Workspace — die Basis für dein neues digitales Büro.

Das hat einen riesigen Vorteil gegenüber dem Versuch, ab Tag 1 dein ganzes Unternehmen in Notion abzubilden: Die „Time-to-Solution“ verkürzt sich massiv und du kannst das neue System schon nach zwei Wochen nutzen.

Bei Lukso hieß das: ein projektunabhängiger Workspace rund um die „Holy Trinity of Notion“ — Projects, Tasks & Charts.

Weil Lukso schnell wuchs und sehr unterschiedliche Aufgaben zu stemmen hatte, lagen die wichtigsten 20 % darin, Projekte abteilungsübergreifend einfach und trotzdem mächtig zu steuern.

In deinem Unternehmen kann das ganz anders aussehen. Ein paar weitere Beispiele:

• Content Pipelines für Content-First-Teams
• Deal Pipelines für Venture Capital & Private Equity
• Sprints & User Stories für Engineering-Teams

Beim Aufbau eines Notion Workspace folgen wir bewährten Engineering-Frameworks und teilen den Prozess in Backend (die Datenstruktur deines Unternehmens) und Frontend (die Art, wie dein Team mit dem System arbeitet).

Weil die Notion-Kenntnisse von Abteilung zu Abteilung stark schwankten, haben wir zwei verschiedene Frontends gebaut.

• Ein einfaches „New to Notion“-Dashboard
• Ein fortgeschrittenes Dashboard für erfahrene Nutzerinnen und Nutzer

So konnten wir die komplexeren Seiten von Notion ausblenden und Einsteigerinnen und Einsteigern ein System geben, das sofort verständlich ist und eine viel flachere Lernkurve hat.

Und dank unserer Global Database Architecture wechselt jede Person mühelos auf das andere Dashboard, sobald sie bereit ist — ganz ohne Datenmigration. Alle Informationen sind automatisch da.

Eine moderne Knowledge Base

Mit dem Perfect 80 / 20 Workspace lief die Projektsteuerung bei Lukso bereits.

Die nächste große Baustelle war Wissen. Gerade am Anfang schieben Teams Dokumentation gern nach hinten. Verständlich, denn Zeit ist immer knapp — aber es bremst dich später massiv beim Skalieren.

Unsere Empfehlung: Baue früh eine flexible Dokumentationskultur auf und zeige deinem Team, wie schnell sie echte Zeit spart.

Dafür müssen wir die zwei größten Einwände gegen Dokumentation ausräumen:

• Dokumentation dauert zu lange und ich habe gerade keine Zeit dafür
• Niemand nutzt die vorhandene Dokumentation, weil sie schwer zu finden ist

Beides haben wir für Lukso mit unserem Notion Knowledge System (NKS) gelöst.

Wir verzahnen Knowledge Management tief mit der Umsetzungsseite, also mit dem Projektmanagement. Dadurch kann jede Person Dokumentation ganz nebenbei erstellen.

Niemand muss überlegen, wo etwas abgelegt wird — und weil die Inhalte vielfach mit anderen Elementen im Workspace verknüpft sind, taucht Dokumentation genau dort auf, wo sie gebraucht wird.

Nach dem Aufbau des Systems haben wir einen unternehmensweiten Workshop durchgeführt. Darin haben wir das Team durch mehrere Übungen geführt, um schnelle Dokumentations-Wins zu finden und direkt damit anzufangen.

Außerdem haben wir Strategien und Hacks gezeigt, mit denen Dokumentation so gut wie keine zusätzliche Zeit kostet.

So konnte Lukso eine neue Dokumentationskultur starten — und damit neue Teammitglieder deutlich schneller einarbeiten und die eigenen Wachstumsziele umsetzen.

Unterstützende Workflows optimieren

Nach dem BTIM Cycle (Build, Train, Iterate & Migrate — Details siehe oben) stand für Lukso ein erprobtes Operating System, das genau zur Arbeitsweise des Teams passte.

Von dort ging es weiter mit den Workflows außerhalb des Perfect 80 / 20 Workspace. Eine der Superkräfte von Notion ist die Flexibilität: Wir können das Tool exakt auf deinen Prozess zuschneiden. Das zahlt sich besonders bei den unterstützenden Workflows aus — den Abläufen, die viel Zeit fressen, ohne im Kern deines Geschäfts zu stehen.

Bei Lukso hieß das: eigene Pipelines für die Content-Produktion (Marketing-Team), die Event-Organisation (Operations-Team) und die Bearbeitung von Rechnungen externer Dienstleister (Finance-Team).

Jeden Workflow haben wir zuerst mit den wichtigsten Stakeholdern kartiert, bevor die passenden Datenbanken und Dashboards in Notion entstanden. Und weil die Datenbankarchitektur aus dem BTIM Cycle von Anfang an skalierbar ist, ließen sich diese zusätzlichen Workflows problemlos in den Rest des Systems einbinden.