Kustom ist ein Fintech-Unternehmen mit einer der führenden Checkout-Lösungen Europas. Das Produkt ist das effizienteste und anpassbarste am Markt: Händlerinnen und Händler schneiden ihren Checkout damit genau auf ihre Kundschaft zu. Innovative, skalierbare Funktionen sorgen für hohe Conversion-Rates und mehr Wiederkäufe. Heute sind 24.000 Händlerinnen und Händler an Kustom angebunden, mit Verkäufen in über 170 Ländern.
Die Ausgangslage
Als Rasmus von Kustom auf uns zukam, war die Lage ungewöhnlich: Kustom war ein brandneues Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitenden — aber mit einem ausgereiften Produkt, das bereits 24.000 Händlerinnen und Händler bediente.
Das Team war von Anfang an im Hyper-Growth-Modus und brauchte belastbare Systeme und Prozesse, um möglichst viel Traction herauszuholen. Dazu kam: Notion war für das Team als Betriebssystem fürs Unternehmen komplett neu — alle mussten also gemeinsam dazulernen.
Die Herausforderung war klar: 8 Wochen, um ein voll funktionsfähiges Notion-System zu bauen, das Team einzuarbeiten und dafür zu sorgen, dass Kustom seine ambitionierten Wachstumspläne umsetzen kann.
So haben wir die Notion-Beratung aufgesetzt
Der Zeitplan war eng und der Notion Workspace musste komplett bei null starten. Deshalb haben wir uns für unseren BTIM-Prozess entschieden — damit Kustom sofort loslegen konnte.
Wie in der agilen Softwareentwicklung gilt für uns: Ein Notion-System entsteht am besten in schnellen Iterationen mit laufendem Feedback. So wie du ein Produkt nicht monatelang ohne User-Testing baust, baust du einen Notion Workspace auch nicht im luftleeren Raum.
Genau so ist unser wöchentliches Sprint-Modell im BTIM-Prozess aufgebaut. Jede Woche läuft nach demselben Muster:
- Wir halten eine 30-minütige Sprint-Planung mit den wichtigsten Stakeholdern.
- Wir fokussieren uns auf 2 bis 3 Deliverables mit großer Wirkung.
- Wir bauen Lösungen, die sich sofort testen lassen.
- Wir sammeln Feedback und korrigieren den Kurs, wo es nötig ist.
So konnte Kustom Teile des neuen Systems schon nach Tagen nutzen, nicht erst nach Wochen. Und wir haben echte Probleme dann gelöst, als sie auftauchten — statt vorher jedes denkbare Szenario durchzuspielen.
Der BTIM-Prozess selbst besteht aus drei Phasen:
- Woche 1 & 2 — Build-Phase: Nach Stakeholder-Interviews haben wir einen MVP-Workspace entworfen, zugeschnitten auf die besondere Lage von Kustom: neues Unternehmen, etabliertes Produkt. In enger Abstimmung mit dem Team stand die erste funktionierende Version nach zwei Wochen.
- Woche 2 & 3 — Train-Phase: Wir haben eine Reihe von Workshops und Eins-zu-eins-Sessions mit dem Team durchgeführt. Bei Kustom gab es intern eine Person, die das Thema extrem proaktiv vorangetrieben hat — das hat diese Phase besonders wirksam gemacht: Das Team war engagiert und bereit, sich auf das neue System einzulassen.
- Ab Woche 3 — Iterate- & Migrate-Phase: Sobald das Team mit dem System arbeitete, hielten wir die Kanäle für Feedback offen und haben schnell nachgebessert. So konnten wir den Workspace genau auf die Bedürfnisse von Kustom abstimmen — und gleichzeitig das schnelle Wachstum von 10 auf über 80 Teammitglieder begleiten.
Was wir gebaut haben
Dank des großartigen Kustom-Teams und seines beeindruckenden Einsatzes im Prozess konnten wir Kustom in 8 Wochen von einer leeren Notion-Seite zu einem voll funktionsfähigen Betriebssystem für über 80 Teammitglieder bringen.
Kustom steuert seinen Betrieb heute in Notion und ist gut für Hyper-Growth aufgestellt. Diese drei Säulen unserer Umsetzung machen das möglich.
Ein produktzentriertes Projektmanagement-System
Mit einer ausgereiften Lösung und über 24.000 Kundinnen und Kunden ab Tag 1 steht das Produkt klar im Zentrum von Kustom. Das Gründungsteam wollte diesen Fokus im Projektmanagement-System wiederfinden. Also haben wir ein hierarchisches System über vier Ebenen gebaut: von der übergeordneten Planung bis zur täglichen Umsetzung, alles auf einer einzigen Seite.
Eine der Herausforderungen beim Design von Notion-Systemen für große Organisationen: Das System muss skalieren und alle müssen dieselbe Sprache sprechen — und trotzdem brauchen einzelne Abteilungen Platz für ihre eigenen Workflows.
Gelöst haben wir das mit einem Kern aus globalen Datenbanken, ergänzt um maßgeschneiderte Workflow-Datenbanken, wo sie gebraucht werden.
So arbeitet das ganze Unternehmen mit nur 4 Bausteinen (die zusammen 90 % dessen abdecken, was ein Unternehmen zum Arbeiten braucht):
- Epics (bzw. Projekte)
- Tickets (bzw. Aufgaben)
- Dokumente
- Meetings
Daneben kann jedes Team seine eigenen Prozesse ergänzen, zum Beispiel:
- Eine Hiring-Pipeline für HR
- Einen Campaign-Tracker für Marketing
Damit hat jedes Team die Werkzeuge für seine eigenen Workflows — und trotzdem sprechen alle dieselbe Sprache. Aufgaben lassen sich einfach über Teamgrenzen hinweg zuweisen, Dokumente landen nicht in Silos, und das Management sieht Auslastung und Performance über das ganze Unternehmen hinweg, ohne sich im Klein-Klein zu verlieren.
Eine AI-gestützte Single Source of Truth
Einer der größten Hebel für jedes Unternehmen ist eine Single Source of Truth in Notion — besonders in einer Wachstumsphase.
- Du verhinderst Bottlenecks & Wissens-Gatekeeper, bevor sie entstehen
- Du befähigst alle im Team, ihre Probleme selbst zu lösen
- Du sorgst dafür, dass dein Notion Workspace einsatzfähig bleibt
Die ersten beiden Punkte liegen auf der Hand: Unternehmen müssen ihren Mitarbeitenden einfachen Zugang zu Informationen geben, damit sie ihre Arbeit machen können (und nicht ständig jemanden unterbrechen müssen, um an das zu kommen, was sie brauchen).
Der letzte Punkt wird oft unterschätzt, ist aber genauso wichtig. Dein Notion-System soll mit dir wachsen und dich tragen — egal ob dein Team aus 15 oder 150 Menschen besteht.
Das braucht Disziplin. Und Struktur. Ohne einen zentralen Ort für alle Dokumente wird daraus schnell ein Chaos — und du bist wieder in der Situation von vor Notion: „Unser SharePoint benutzt eigentlich niemand.“
Für Kustom haben wir all diese Probleme auf einen Schlag gelöst — mit unserer Notion Knowledge System Architecture.
Dabei legen wir eine einzige Datenbank an, in der alle Informationen des Unternehmens liegen.
Und es gibt nur eine einfache Regel:
Immer wenn du in Notion eine neue Seite anlegst: Gehört sie nicht in eine eigene Datenbank — als Aufgabe, Projekt, Meeting usw. — dann kommt sie ins Company Wiki
Diese eine Datenbank ist dann mit so gut wie jeder anderen Datenbank im System verknüpft.
So entstehen mehrere Verbindungen und Rückwege, falls du eine Information später wiederfinden musst.
Systeme wie SharePoint und Google Drive scheitern meistens, weil sie nur zwei Faktoren haben, um Informationen zu sortieren
- Der Name des Dokuments
- Der Ordner, in dem es liegt
Mit diesem System in Notion hast du nahezu unbegrenzt viele Faktoren, die dir beim Wiederfinden helfen
- Wer ein Dokument erstellt hat
- Wem ein Dokument gehört
- Zu welchem Team ein Dokument gehört
- Wann ein Dokument erstellt wurde
- Mit welchem Meeting ein Dokument verknüpft ist
- Mit welchem Projekt ein Dokument verknüpft ist
- Kategorie / Tags / Typ des Dokuments
Und so weiter.
So kommen alle im Team ganz einfach selbst an die Informationen, die sie brauchen — ohne sich eine komplizierte Ordnerstruktur merken zu müssen.
Und mit Notion AI wird es noch besser. Weil deine Informationen schon vorstrukturiert sind, findet die AI die passenden Dokumente sofort, wenn du eine Frage stellst.
Ein skalierbares HR-System
Eine große Priorität für das Team bei Kustom: die Prozesse aufzubauen, die ihr Wachstum tragen.
Als wir angefangen haben, war das Team kleiner als 10 Personen. Acht Wochen später hatte Kustom gerade die 80 überschritten — und stellte weiter ein.
Mit einem skalierbaren Projektmanagement-System und einer Single Source of Truth stand die Struktur für diese Unternehmensgröße bereits. Jetzt ging es darum, Hiring und Einarbeitung so aufzubauen, dass Kustom schneller dort ankommt.
Dazu gehörten:
- Ein System für das Rollenmanagement
- Ein eigener Hiring-Prozess
- Ein teilautomatisiertes Onboarding in Notion
Zuerst haben wir Notion mit Deel verbunden, dem zentralen HR- und Payroll-Tool von Kustom. Damit landet jede neue Person automatisch im Mitarbeitendenverzeichnis in Notion.
Darauf aufbauend haben wir ein Rollensystem gebaut, mit dem die Geschäftsführung ihr ideales Setup entwerfen kann, bevor alle Stellen besetzt sind. Rollen werden einfach einem Team zugeordnet, und sobald eine Position besetzt ist, wird die Person der Rolle zugewiesen.
So sieht die Geschäftsführung auf einen Blick den geplanten Headcount, die erwarteten Neuzugänge der nächsten Wochen und die offenen Positionen, die am dringendsten besetzt werden müssen.
Soll eine neue Rolle besetzt werden, geht per Klick eine Info an HR. Das System fragt vorher alle relevanten Angaben bei der einstellenden Führungskraft ab, dann übernimmt HR.
Außerdem haben wir Notion mit Teamtailor verbunden: Sobald der Prozess in Notion abgeschlossen ist, entsteht die Stellenanzeige automatisch.
Und sobald jemand Neues anfängt, führt ein eigenes Onboarding durch die ersten Tage. Neue Teammitglieder lernen Unternehmen und Kultur kennen und werden Schritt für Schritt in das Notion-System eingeführt.
Natürlich wird es dadurch nicht einfach, ein Unternehmen in wenigen Monaten von 0 auf 150 zu bringen. Aber es räumt die typischen Blockaden, Bottlenecks und Reibungsverluste aus dem Weg, die schlechte Tools und halbherzige Systeme erzeugen — damit alle bei Kustom ihre beste Arbeit machen können.
Das ist unsere Mission.
Du hast bereits S-Tier-Teammitglieder. Lass uns alles aus dem Weg räumen, was sie daran hindert, ihr volles Potenzial zu entfalten.
