Das ist BitSafe
BitSafe ist ein Krypto-Startup, das Bitcoin-Renditeprodukte auf institutionellem Niveau über das Canton Network auf den Markt bringt — eine Blockchain-Infrastruktur für regulierte Finanzinstitute. Stell dir das Team als Brückenbauer zwischen klassischer Finanzwelt und DeFi vor, mit Compliance und Sicherheit im Zentrum.
Mit einem verteilten Team von rund 15 Personen arbeitet BitSafe in einer der schnelllebigsten Branchen überhaupt. Wenn du gegen Protokolle antrittst, die im Wochentakt neue Features ausliefern, sind die bestmöglichen Werkzeuge Pflicht.
Vor unserem ersten Kontakt hatte das Team Notion schon zweimal ausprobiert. Beide Male blieb es nicht hängen. Das System fühlte sich sperrig an, kostete zu viele Klicks und wurde am Ende zugunsten des Tools aufgegeben, das gerade einfacher wirkte.
Diesmal wollten sie es richtig machen.
Ideen ohne Ort
Bei BitSafe lag das Problem weder an den Menschen noch an der Disziplin.
Es lag an der Architektur.
Kadeem hat es in unserem Kickoff-Call auf den Punkt gebracht: „Wenn ich eine Idee habe — wo kommt sie hin? Und wie stelle ich sicher, dass sie nicht einfach verschwindet?“
Er nannte es „leakage of ideas“ — Ideen, die versickern. Und wenn du diesen Begriff einmal gehört hast, siehst du das Muster überall.
Ideen tauchten in Gesprächen auf, in Slack-Threads, in Meetings — und verflüchtigten sich, bevor jemand etwas daraus machen konnte. Zwischen einer Idee und ihrer Umsetzung lag eine Lücke, die kaum zu überbrücken schien.
Der bestehende Stack war ein Flickenteppich:
- Coda für einen Teil der Dokumentation
- 90.io für die EOS/Traction-Prozesse (Rocks, Issues, Scorecards)
- Google Docs, verstreut über mehrere Drives
- Slack-Threads mit wichtigem Kontext, den zwei Wochen später niemand mehr wiederfand
Das Symptom waren verstreute Informationen. Die Ursache war eine fehlende Informationsarchitektur.
Kein einziger Ort, an dem alles zusammenlief.
So haben wir die acht Wochen aufgebaut
Wir sind unseren Standardweg gegangen: eine achtwöchige Notion-Transformation in drei Phasen — Blueprint, Build und Launch.
Warum dieser Aufbau?
Einen Notion Workspace zu bauen ist ganz ähnlich wie Software zu bauen.
Du willst nicht monatelang für dich allein am „perfekten“ System basteln — du willst etwas Echtes ausliefern, Feedback einholen und nachschärfen.
Deshalb arbeiten wir in wöchentlichen Sprints mit kontinuierlichen Feedback-Loops. BitSafe konnte Teile des neuen Systems schon nach Tagen nutzen, nicht erst nach Wochen. Und wir konnten Fehlpassungen früh einfangen, statt sie am Ende zu entdecken.
Phase 1: Blueprint (Wochen 1–2)
Wir haben mit Stakeholder-Interviews angefangen, um zu verstehen, wie das Team wirklich arbeitet — nicht, wie es glaubt, arbeiten zu sollen. Dabei kam das Versickern der Ideen zum Vorschein, und wir konnten die bestehenden EOS-Rhythmen kartieren.
Die wichtigsten Entscheidungen aus dieser Phase:
- Eine hierarchische Projektstruktur (Pillars → Projects → Tasks), die die strategische Planung abbildet
- EOS nativ in Notion, um 90.io komplett abzulösen
- Wissensmanagement mit klarer Verantwortung und Prüfstatus, damit Dokumente nicht veralten
Phase 2: Build (Wochen 3–6)
Hier haben wir das eigentliche System gebaut und die Migration durchgezogen. Über 450 Dateien aus den verstreuten Tools — jede getaggt, jede mit einer verantwortlichen Person, jede mit einem festen Platz.
Außerdem haben wir integriert:
- Fathom für automatische Meeting-Notizen (damit Gespräche wirklich festgehalten werden)
- n8n für automatische Scorecard-Updates (damit KPIs aktuell bleiben, ohne dass jemand sie einträgt)
- Notion AI mit einem eigenen Master-Prompt, der die Struktur des Workspace kennt
Phase 3: Launch & Aktivierung (Wochen 7–8)
Hier haben wir das Team geschult und die Verantwortung übergeben. Wir haben vier Champions bestimmt, die zu den internen Expertinnen und Experten werden, und ihnen gezeigt, wie sie das System verantworten und weiterentwickeln.
Wir freuen uns, wenn Kundinnen und Kunden langfristig mit uns arbeiten wollen, für strategische Unterstützung. Aber dein System sollte nie so komplex sein, dass du dauerhaft Beraterinnen und Berater bezahlen musst, damit der Alltag läuft.
Die Champions, die wir ausbilden, sind mehr als „Power User“.
Es sind die Menschen, die Fragen beantworten, neue Teammitglieder einarbeiten und das System weiterentwickeln, wenn wir längst weg sind.
Wir arbeiten immer auf Momentum Transfer hin: Das Team soll am Ende mehr können als am Anfang, statt in eine dauerhafte Abhängigkeit zu rutschen.
(mehr über unsere Grundprinzipien liest du hier)
Vier Bausteine, ein System
1. Projektmanagement: Pillars → Projects → Tasks
Statt einer flachen Aufgabenliste (die unweigerlich zum Friedhof wird) haben wir eine hierarchische Struktur gebaut, die abbildet, wie Strategie in Umsetzung übergeht:
- Pillars = die großen Geschäftsbereiche (Product, Growth, Operations und so weiter)
- Projects = zeitlich begrenzte Vorhaben innerhalb eines Pillars
- Tasks = die eigentliche Arbeit
Jede Task hängt an einem Project, jedes Project an einem Pillar. Nichts schwebt für sich allein. Wenn jemand fragt „Woran arbeiten wir dieses Quartal?“, ist die Antwort einen Klick entfernt.
2. Wissensmanagement mit klarer Verantwortung
Ein Muster, das uns ständig begegnet: Teams schreiben Dokumentation, aber niemand pflegt sie. Sechs Monate später ist alles veraltet, und niemand vertraut den Inhalten mehr.
Deshalb hat jede Wissensseite bei BitSafe:
- Eine klare verantwortliche Person (die dafür sorgt, dass die Seite aktuell bleibt)
- Einen Prüfstatus (wann wurde das zuletzt überprüft?)
- Verbindungen zu den passenden Projekten und Diskussionen
Eine kleine strukturelle Änderung mit großer Wirkung. Aus Dokumentation wird ein lebendiges System statt eines digitalen Friedhofs.
3. EOS/Traction nativ in Notion
BitSafe arbeitete bereits nach dem Traction/EOS-Framework — Rocks, Issues, Scorecards, das ganze Programm. Aber das Setup in 90.io war abgekoppelt von dem Ort, an dem die Arbeit tatsächlich passierte.
Wir haben den kompletten EOS-Workflow nativ in Notion neu gebaut:
- Rocks (die Quartalsprioritäten), direkt mit den Projects verknüpft
- Issues-Tracker mit eingebauter IDS-Methodik
- Scorecards mit automatischem KPI-Tracking über n8n
Wenn jetzt jemand eine Task aktualisiert, landet das direkt in der Scorecard. Keine doppelte Eingabe. Keine vergessenen Updates. Das System bleibt synchron, weil es ein einziges System ist.
4. AI mit Kontext
Wir haben einen Master-Prompt für Notion AI gebaut, der den konkreten Workspace des Teams kennt. Die Struktur, die Begriffe, die Konventionen.
Das ist mehr als „AI in Notion einschalten“. Es heißt, der AI genug Kontext zu geben, dass sie wirklich weiterhilft, wenn jemand eine Frage zu ihrem System stellt.
Was dabei herauskam
So beschreibt Kadeem die Zusammenarbeit:
„Als wir mit dem Team in unsere Notion-Transformation gestartet sind, waren wir verstreut — Notizen in Coda, Projekt-Tracking über mehrere Tools verteilt und keine Single Source of Truth für unser wachsendes Team.
In acht Wochen hat das Team uns nicht einfach einen Workspace gebaut — es hat uns ein System gebaut. Entstanden ist eine zentrale Architektur, die Pillars, Projects und Tasks verbindet und tatsächlich abbildet, wie wir arbeiten. Dazu kamen über 450 migrierte Legacy-Dateien, unser EOS/Traction-System mit Rocks, Issues und Scorecards und eine Wissensstruktur, in der Informationen auffindbar und verlässlich sind.
Was Matthias und sein Team ausgezeichnet hat, war der Fokus auf Momentum Transfer. Am Ende der Build-Phase hat unser Team das System nicht nur genutzt — es war unser System. Dabei haben sie unsere Adoption-Metriken verfolgt, unsere Erfolge gefeiert und dafür gesorgt, dass unsere internen Champions (mich eingeschlossen) das Gebaute erweitern und pflegen können.
Die Workshops waren praxisnah und zum Mitmachen. Das Dokumentationspaket gibt uns alles, was wir brauchen, um das System selbst weiterzuentwickeln.
Wenn du jemanden suchst, der Notion-Expertise mit operativem Denken und echter Partnerschaft verbindet: MF Consulting liefert wirklich.“
Warum es diesmal funktioniert hat
Ein paar Muster aus diesem Projekt, die uns immer wieder begegnen:
💧 Versickernde Ideen sind fast immer ein Architekturproblem. Ohne saubere Informationsarchitektur verschwinden wertvolle Ideen in den Ritzen zwischen Tools und Gesprächen.
Die Lösung ist selten mehr Disziplin.
Die Lösung sind Sammelpunkte, die dazu passen, wie die Arbeit tatsächlich fließt.
🔄 Momentum Transfer zählt mehr als das fertige Ergebnis. Gute Beratung misst sich nicht am Wert, den du lieferst, sondern an dem Können, das du zurücklässt.
Das Team von BitSafe verantwortet sein System heute komplett. Genau das war von Anfang an das Ziel.
🎮 Single-Player-Tools scheitern im Multiplayer-Modus. Die früheren Notion-Anläufe sind gescheitert, weil sie für einzelne Personen aufgesetzt waren, nicht für die Zusammenarbeit im Team.
Das neue System war von Tag eins an für Multiplayer gebaut.
