Das Unternehmen
blq invest ist ein in Stockholm ansässiger Investor mit Fokus auf digitale Infrastruktur im B2B-SaaS-Bereich. Sie arbeiten mit geschäftskritischen Unternehmen, die ein bewährtes Modell haben, und helfen diesen Firmen, effizienter zu skalieren und zu expandieren – Seite an Seite mit den Gründern.
Das Team ist schlank, aber sie haben eine beeindruckende Sourcing-Maschine aufgebaut. Jedes Jahr prüfen sie Tausende europäischer Unternehmen durch einen proprietären Prozess, der über 8–9 Jahre verfeinert wurde.
Der Prozess war grundsolide. Die Tools? Nicht so sehr.
Das Problem
„Das größte Hindernis war, dass unsere Daten und Informationen über mehrere Systeme verstreut waren.” — Erik Halvord, blq invest
Der Sourcing-Workflow von blq war über fast ein Jahrzehnt organisch gewachsen. Was mit PowerPoint-Decks begann, die als PDF exportiert wurden, wanderte irgendwann zu Airtable – ein Schritt nach vorn, aber immer noch nicht ganz richtig.
Das Ergebnis?
Ein klassischer Fall von dem, was ich das 17-Postfächer-Problem nenne – wenn dein Team mehrere unverbundene Systeme prüfen muss, nur um zu wissen, was Aufmerksamkeit braucht.
- Airtable für die Pipeline.
- Google Docs für Meeting-Notizen.
- Google Drive für Dokumente.
- E-Mail für Follow-ups.
Der mentale Aufwand beim Kontextwechsel zwischen Tools summiert sich schnell.
Die Symptome waren vertraut:
Manuelle Zeitstempel-Qual. Jeder Phasenwechsel erforderte das Aktualisieren eines Ja/Nein-Dropdowns, das manuelle Eingeben eines Datums und das Ändern des Gesamtstatus. Mindestens drei Klicks. Jedes einzelne Mal.
Meeting-Notizen im Exil. Wöchentliche „Pipeline-Fortschritts”-Meetings lebten in Google Docs – komplett losgelöst von den Deals, die besprochen wurden. Kontext über Tabs verstreut.
Felder, die niemand nutzte. Jahre inkrementeller Ergänzungen hatten Airtable mit Properties aufgebläht, an deren Erstellung sich niemand mehr erinnerte. Wie Eriks Kollege Mazdak es ausdrückte: „Wir haben zu viele Felder, die wir nicht nutzen. Was wir brauchen, sind Daten, die zuverlässig und valide sind.”
Es ging nicht nur um Reibung, sondern auch um verlorenen Kontext. Sobald ein Deal die initiale Screening-Phase hinter sich hatte, fragmentierten die Informationen. Meeting-Notizen hier, Finanzmodelle dort, Angebotsunterlagen wieder woanders. Jedes Gespräch erforderte, die Geschichte eines Unternehmens mental aus verstreuten Quellen zu rekonstruieren.
Und hier ist der Punkt: blq wusste, dass ihr Prozess funktionierte. Sie hatten ihn jahrelang erfolgreich angewendet.
Das war kein Team, das repariert werden musste.
Das war ein brillantes Team, das einen harten Kampf kämpfte, weil ihre Tools einfach nicht mit ihren Ambitionen mithalten konnten.
Wie wir zusammengearbeitet haben
Wir haben eine 8-wöchige Transformation von Ende Oktober bis Mitte Dezember 2025 durchgeführt – unser bewährter Signature-Prozess bei MF Consulting.
Einer der Grundpfeiler unserer Philosophie?
Du solltest dein Tagesgeschäft nicht auf Pause setzen müssen, um deine Abläufe zu erneuern.
Zu dieser Zeit steckte Erik mitten in mehreren Akquisitionsprozessen für eines der Portfolio-Unternehmen von blq. Wie er es ausdrückte: „Es gibt nie einen guten Zeitpunkt für so ein Projekt.” (Kommt dir bekannt vor?)
Aber genau dann sind operative Verbesserungen am wichtigsten. Du kannst nicht auf ein ruhiges Quartal warten, das nie kommt.
Woche für Woche haben wir:
- Jede Phase ihrer Sourcing-Pipeline kartiert – vom Eintritt in den Deal-Prozess bis zum „Deal gewonnen”
- Den Kern-Workflow in Notion neu aufgebaut und dabei ihren bewährten 8-Jahres-Prozess beibehalten
- 50.000+ aktive und historische Deals von Airtable migriert
- Die internen Notion-Champions trainiert
- Meeting-Vorlagen eingerichtet, die Notizen endlich mit den besprochenen Deals verbinden
Das Ziel war einfach: ein Ort für alles.
Was wir gebaut haben
1. Eine vereinheitlichte Deal-Pipeline
Die Dreifach-Klick-Statusupdates sind Geschichte. Wenn ein Deal jetzt zu „Erstes Meeting” wechselt, wird der Zeitstempel automatisch gesetzt. Der Status spiegelt die Realität wider – ohne manuelle Dateneingabe.
Aber noch wichtiger: Alles über ein Unternehmen lebt jetzt an einem Ort: die initiale One-Pager-Recherche, Meeting-Notizen, Follow-up-Logs, Finanz-Snapshots, sogar die Angebotsunterlagen. Klick in irgendeinen Deal und du siehst seine komplette Geschichte.
Und mehr noch: blq nutzt KI, um mehr Deal-Opportunities zu verarbeiten als je zuvor.
Wenn neue Deals in die Pipeline kommen, triggert Notion automatisch KI-Recherche und -Anreicherung – extrahiert wichtige Unternehmensdetails und aktualisiert die Datenbank ohne manuelle Arbeit.
Die Teammitglieder, die für die Vorqualifizierung von Deals zuständig sind, haben jetzt sofort den gesamten Kontext verfügbar. Weniger Zeit für Recherche. Mehr Zeit für das Erstellen von Briefings. Die KI übernimmt das Datensammeln; die Menschen fokussieren sich auf Analyse und Entscheidungsfindung.
2. Das Meeting-System (und warum es für die Adoption wichtig ist)
Das war Eriks Lieblingsteil. Und ehrlich gesagt auch unserer.
Es gibt ein Konzept, das wir Tool Gravity nennen.
Tool Gravity beschreibt, wie viel Anziehungskraft ein Tool auf deine tägliche Arbeit hat. Je mehr Gründe du hast, ein Tool jeden Tag zu öffnen, desto besser bleibt die Adoption hängen. Ein Tool, das du einmal pro Woche anfasst, wird optional. Ein Tool, das du jeden Morgen brauchst, wird unverzichtbar.
Meetings sind die ultimative Gravitationsquelle. blq führt wöchentliche Pipeline-Fortschritts-Meetings und ständige Deal-Diskussionen durch. Indem wir Notion zum Ort gemacht haben, wo Meetings stattfinden, haben wir es zum Ersten gemacht, das sie öffnen.
Jedes Meeting findet jetzt in Notion statt. Vor dem Call siehst du die eingebettete Pipeline-Ansicht, die genau zeigt, welche Deals ihr besprecht. Während des Calls verbinden sich Notizen direkt mit den relevanten Unternehmensdatensätzen. Nach dem Call fasst die KI die Diskussion zusammen und markiert Action Items.
Erik hat das sofort während laufender Akquisitionsverhandlungen getestet: „Ich habe einfach die Notion-App geöffnet und alles transkribiert. Für eines der überarbeiteten Angebotsschreiben, das heute noch rausgeht, musste ich meine Begründung für die Überarbeitung unseres ersten Angebots zusammenfassen. Das war super hilfreich, weil ich mich niemals an drei Stunden Diskussion hätte erinnern können.”
Der Meeting-Flow ging von „Notizen, die in Google Docs schweben” zu etwas, das Erik „10 Mal robuster als das, was wir vorher hatten” nannte.
3. Follow-up-Accountability
Erinnerst du dich an die vergessenen E-Mails? Wir haben eine einfache Forcing Function hinzugefügt: eine Updates-Datenbank, die den letzten Touchpoint bei jedem aktiven Deal trackt.
Jetzt gibt es während der Pipeline-Fortschritts-Meetings eine klare Übersicht: Welche Unternehmen warten auf Follow-up, und wie lange schon. Keine Überraschungen mehr. Keine Lücken mehr.
Die Ergebnisse
Ich überlasse Erik hier die Führung. Das hat er gesagt, als er nach dem nützlichsten Feature gefragt wurde: „Das Gesamtsetup, mit allem verbunden an einem Ort. Gerade heute, als wir einen neuen potenziellen Investment-Case besprochen haben – wir haben jetzt alles vom Sourcing bis zu den Meeting-Notizen an einem Ort. So viel einfacher.”
Das ist das wahre Maß für Erfolg. Nicht die Features, die wir gebaut haben, sondern die tägliche Reibung, die wir entfernt haben.
Über die technische Implementierung hinaus hob Erik eine weitere kritische Dimension hervor: „Einer der größten Werte, die wir bekommen haben, war eure Erfahrung und Expertise in Bezug auf effiziente interne Abläufe und Workflow-Management.”
Es ging nicht nur darum, etwas in Notion zu bauen – es ging darum zu verstehen, wie Investment-Teams tatsächlich arbeiten, wo Engpässe entstehen und wie man Systeme strukturiert, die gute Gewohnheiten erzwingen, anstatt sie zu verlangen.
Die unerwartete Erkenntnis
Während unseres Abschluss-Calls teilte Erik etwas, das mir im Gedächtnis geblieben ist: „Ich bin mit dem Gedanken reingegangen, dass wir unsere internen Strukturen und Prozesse verbessern müssen und dann ein System bauen, das damit korreliert. Aber der größte positive Aspekt für mich war die Erkenntnis, dass es auch andersherum geht – wenn du effiziente Systeme hast, die Strukturen und Prozesse erzwingen, werden diese Strukturen und Prozesse standardmäßig effizienter.”
Das ist der Shift, der Teams, die „Notion nutzen”, von Teams trennt, die ihre Arbeitsweise transformieren. Das Tool formt das Verhalten. Die Struktur schafft die Disziplin.
Erik hat es verstanden. Und deshalb ist blq mit diesem System auf langfristigen Erfolg eingestellt.
Das Fazit
blq brauchte keinen neuen Prozess.
Sie brauchten Tools, die endlich mit dem Prozess mithalten konnten, den sie bereits perfektioniert hatten.
Die 17 Postfächer sind zu einem einzigen geworden. Tool Gravity sorgt dafür, dass sie täglich zurückkommen. Und das System erzwingt die Disziplin, die verstreute Tools niemals konnten.
8 Wochen später haben sie einen vereinheitlichten Workspace, der:
- Sourcing → Meetings → Angebote → Abschluss in einem Flow verbindet
- Die manuelle Zeitstempel-Qual eliminiert
- Verhindert, dass Follow-ups durch die Maschen fallen
- Mit ihrem Wachstum skaliert
Wir können es kaum erwarten zu sehen, was blq 2026 mit diesem neuen Setup machen wird.
„Es hat meine Erwartungen bei weitem übertroffen, was wir tatsächlich aus diesem Projekt rausgeholt haben.” — Erik Halvord
